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下单发货员岗位职责 篇一：订单下单流程及工作职责 客户订单 及下单流程 2016年3月28 客户订单下达流程 日 客户订单接单流程说明: 1、 客户、销售人员通过书面（传真）下订单到接单员。 2、 对于新进客户需做好客户信息备案并录入系统，老客户进行核对 3、 接单的类型： （1） 客户以传真形式下单：核对客户传真的内容，如所列内容不完整或不详处，其负责该客户的 接单员主动致电客户方就其不详之处与客户进行沟通，特殊不理解之处请示销售经理共同协调解决客户疑问；接单员需认真仔细地接听、受理顾客所下达的订单及其他事项，按《销售部客户订货单》所列的内容核对并重复确认； （2） 由销售人员受理的订单：必须按《销售部客户订货单》所列的内容提供手工订单，并完整地 向接单员提供下单信息； 4、 接单员及时把通过以上形式受理的订单按《订货单》所列内容逐项核对订单内容的完整性。 5、 接单员根据所下订单内容进行预估，及时回复，同时感谢顾客对公司的支持与关照及对您本人工作的理 解。 6、 与客户核对订单内容： （1） 依据客户订单，信息完整且依照销售价格及生产工艺、原材料无疑问的，直接由财务审核 好价格回传客户确认，即可下单生产； （2） 客户要求工艺、结构、配件等更改非常规时，接单员需到技术部进行技术确认，并制图给客 户确认，是否可以生产依(工艺配方是否改变)原材料的请购情况而定： 根据公司现有的实际工艺要求及公司规定的制度，如果无法生产，需及时告知销售经 理具体情况，销售经理确认或与客户沟通及致歉，并给客户建议方案，赢得客户的理解，与客户仔细认真地沟通，根据要求及实际情况，建议客户可操作的方案 如客户仍坚持按他要求工艺生产，则进行工艺配方的书面确认并把预估的结果进行告 之。 原材料的请购情况直接影响成品交货期的确认，需由技术部和采购部进行下单前的确 认，确认需对原材料储备情况书写说明（需签名确认），口头确认无效。 （3） 接单员按客户所需产品要求内容：根据公司销售合同确认付款方式，根据以往交易记录、《价 格执行方案》再次核对产品编号、规格及对应的单价，如发现与价格或规格疑处，应及时致电销售经理核实，并上报销售主管和总经理，直到确认清正确的单价或规格。 （4） 接单员跟生产部确认交货日期及其他需要核定的事项，生产部根据技术部、原材料请购情况 初步预排成品交货日期（为装配完成后的交货时间） 7、 接单将以上确认的信息输入ERP系统下单中，再逐项逐条地将打印正本内容进行检查无错后传真给客 户确认，并确认对方已清晰接收传真。 8、 与客户确认的交货期为成品完成日期，并不等同于发货日期，接单部可根据客户的实际情况（付款方式、 订单缓急程度），适当调整预交日期（考虑适当放宽交期）。 9、 回传件必须认真查验，如有错误及签名盖章不清、特殊要求备注不详等，必须耐心重新再确认，收件清 晰完全无误后即形成生产指令单。 （1） 客户均需在收到经确认的《客户订货单》（需支付定金的客户还需等定金到帐）的回传后，下达生产指令 单。 （2） 如当日未收到《客户订货单》回传的，则预订交货日期自动向后延期，次日下单后延一日，以此类推。 10、 销售内勤签字确认生产指令单，并送到生产部主管手中，再次明确指令单中的各项条款及数量，交期， 生产日期，允许误差，包装要求，特殊规定等，并让主责人在指令单上签名或盖章，以示明确。并送交一份 给技术部。 （1）目前《销售部客户订单确认书》代替生产指令单，生产部所确认的交货期以先期书写说明上的预定交货日期交货，不以客服部的《销售部客户订单确认书》上的交货日期为准。 11、 销售助理按客户确认书上的各项监督工作提示，对生产过程的进度、产品质量、数量、生产时间进行监 督检查，发现问题及时沟通上报，以保证正常交货。 （1）生产部在生产过程中出现生产、技术等异常情况应立即将情况告知客户服务部，销售内勤应明确情况后及时通知销售员，并上报客服主管及营销总监。客服主管及营销总监应汇同销售员、销售内勤就异常情况对客户作出应急处理方案，尽量取得客户的谅解。 12、 客服部根据每日定时（或及时）的《生产日报表》数据，及时了解生产进度及完成情况。 （1）销售内勤（按《销售部客户订单确认书》要求），汇同质检部（按《产品出厂标准》）完成对制成品(成品纸)的检验，检查产品的数量，外观包装，标签等要求全部达标，由质检部完成成品交库。 13、 对完成成品交库的合格品，销售内勤应立即将订单完成情况告知销售员，销售内勤根据《客户销售合同》 审核该客户的交货条件及付款条件，结算方法等项目，送到财务部查实到款情况，财务签批核实后，签名或盖章以示款项落实。 （1） A