文书处理1.ppt

第四节 文书处理 一、文书处理的概念 文书处理——主要是指文书的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。包括收文处理和发文处理两类工作程序。 文书的处理通常由秘书部门负责。 二、文书处理的原则 及时 准确 安全 统一规范 三、文书的行文关系 上行文 下行文 平行文 四、文书的行文规则（一） 各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。 一般情况下不得越级行文。 向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平行机关。 需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文。联合发文须经会签。 四、文书的行文规则（二） 5、必须正确使用文书种类，确保行文质量。 6、经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。 任务一 收文处理工作 收文处理工作流程图 收文处理工作流程 一、签收 是指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。一般由文秘人员办理。 签收步骤： （1）核对（文件与发文通知内容、数量是否相符）。 （2）检查（收文单位与本单位是否相符，包装是否完整）。 （3）签字（在发文通知或登记簿上签字或签章，急件注明日期） 二、拆封及登记 拆封，即文稿启封。 要求： （1）拆封不能损坏封内文件，最好用剪刀裁开封口。 （2）对注明“亲启”的文件应交收件人自行开启。 （3）启封后应将文件与目录核对，如有错误应及时与对方查询。确定无误后，在发文通知上签字并将发文通知寄回原发文单位。 发文回执样本 二、拆封及登记 登记要求： （1）对于收到的文件根据急缓程度、密机及时登记，以防止积压，利于催办。 （2）登记方法：总登记或分类登记。 三、分办和传阅 分办：根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。 （1）重要指示性公文由文书部门负责人决定送达对象。 （2）日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。 （3）对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。 三、分办和传阅 传阅： （1）根据公文内容，由秘书部门负责人决定阅读范围或根据公文阅读范围组织传阅工作。 （2）传阅者做出批示或写明意见，秘书人员根据批示或意见做好催办、注办工作。 文件传阅单样本 拟办、批办 拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》 拟办：就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。 批办：则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 （讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？） 拟办件的种类 拟办意见签署形式 批办意见的内容： 该文由何单位（部门）、何人负责办理； 如何办理、办到何程度； 对下级请示予以答复的原则性意见； 重要文件和急件的办理时限； 需两个以上单位（部门）或人员办理时，应批明主办单位或主办人。 承办 承办——根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。 这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5类： 1.对上级机关来文的承办。3种方法： ——传达； ——转发； ——翻印。 2.对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。 3.对本级领导人批件的承办——秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。 4.对下级机关请示件的承办——根据领导的批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文制发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！ 5.对其他需要回复的来文的承办。包括： ——上级机关布置、询问和要求办理的事项； ——平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。 秘书