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实验一：文书立卷 ?实验名称：文书立卷与归档文件整理 总学时： 14 适用专业：档案学专业 开课学期： 1 ? 　　一、实验目的 　　通过本实验，使学生掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求，并在此基础上理解文书立卷的意义、优缺点以及进行文书立卷改革的必要性。 　　二、实验原理 　　文件的整体功效大于单份文件的功效。文件整体是指由一个事件、一项工程、一个人、一个机关、一个国家形成的一组或一系列文件的集合体。“文件整体”缩小了检案范围，在手工条件下便于查找，并且满足了人们了解事物原貌的要求。文书立卷就是将一组有联系的文件组成案卷，形成文件系统中最基本的集合体，并将这些文件有序化、固定化，以便长久保存。为此，立卷时应坚持如下原则：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 　　三、实验仪器及材料 　　（一） 实验材料 　　若干年度的某高校的党务、行政、教学类复制文件材料。 　　（二）实验仪器 　　去钉机，号码机，涂纸液，装订机，棉线，浆糊，白纸，卷皮（盒） 。 　　四、实验步骤 　　（一）编制分类方案 　　根据机关（实验文件材料所属机关）内部机构设置、职能分工、文件数量等情况编制分类方案。 　　如机关规模较大、文件数量较多、分工明确、内设机构稳定， 宜按机构分类，即一个内设机构为一类；反之，宜按职能（问题）分类。 　　（二）分年度、分类 　　1、分年度 　　所属不同年度的文件应分别立卷，不同年度的文件不应该放在一起立卷。 　　（ 1 ）计划、预算、决算、总结、统计表等应放在文件内容针对的年度立卷。 　　（ 2 ）请示与批复，应放在批复年度立卷。 　　（ 3 ）跨年度的会议文件放在会议开幕年度立卷。 　　2 、分类 　　将同年度的文件按分类方案进行分类。 　（三） 划分保管期限 　　按照国家档案局制定的《文书档案保管期限表》的规定，准确地判定每份文件或每组文件的价值，划定保管期限为永久、长期、短期三种。 　　1 、永久：即凡是反映组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列入永久保管。 　　2 、长期：即反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料划为长期保管，年限一般为 16 ～ 50 年左右。 　　3 、短期：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管，年限一般为 15 年以下 。 　　（四）组卷 　　要按照保持文件之间的历史联系，反映出机关工作的历史面貌，并便于保管和检索利用的基本要求，在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上， 以问题特征为主，灵活地结合运用其他特征（即时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征）进行组卷。 　　1、把密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件的文件按重要程度、文件多少合理组卷；印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转（转发）件与被批转（转发）件应放在一起组卷。 　　2、适当分级：将上级、本级、下级的文件适当分开， 防止将上级、本级、 下级文件一竿子到底的立卷方法。 　　3 、一组具有密切联系的文件，应统一确定它们的保存价值。一般采取就高不就低，从长不从短的原则。 　　4 、每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。 　　（五）排列卷内文件 卷内的每份文件，应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。 　　1 、对只有一个作者，一个问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题，后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题、后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个问题、一个作者、几个地区的案卷，应先排地区、后排时间。 　　2 、印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转（转发）件在前，被批转（转发）件在后；会议文件按重要程度结合形成顺序排列。 　　（六）编写页号，登记目录，填备考表 　　案卷内的文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应以案卷为单位，统一在有文字的每页材料正面的右上角或右下角，背面的左上角或左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。 　　案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，每一格只写一行字，用钢笔或毛笔正楷填写。对文件的题名（标题）不要随意删改和简化，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（文件作者）、年月日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。 　　案卷卷末应放置备考表。有关卷内