档案统计工作全解.pptVIP

档案统计工作 2.档案统计范围 ①档案实体统计 包括馆藏量统计，档案构成类型和分等，统计和案卷增减变化统计。这类统计主要反映档案实体的数量和特点。 ②档案管理活动统计 是对档案管理各个方面的统计。 例如：整理工作统计，检索效率统计，信息咨询统计，利用情况统计，用户类型及需求统计等。 ③档案事件统计 包括宏观和微观 a.宏观统计是对影响整个国家的档案工作政策、规划、方针的因素进行统计。 例如：事业机构的设置，档案干部队伍的人数，状况、管理水平、增长比例等统计。 b.微观统计是指各级档案部门对自身设备、库房、干部结构、财务等统计。 二、档案统计的基本过程和要求 1.档案统计基本过程 确定统计任务→设计统计指标和分组→搜集整理统计资料→分析研究统计资料→统计资料的表现和运用 ①统计设计——对统计工作的具体任务、目标、方法、过程等筹划设计。 ②统计调查——从观察工作登记中获取原始数据 ③统计整理——对所获取的原始数据进行技术处理，以获得规范化、系统化的数据。 ④统计分析——对整理结果进行分析，研究，从中发现确定性、趋向性、规划性的东西，形成明确的统计结论，为各有关方面提供信息支持。 2.统计要求： ①科学性----根据科学的标准和方法去做(规范性) ②真实性----保证数据的真实 ③有效性----项目选择可适度.有意义统计作为推动档案事业工作的不可缺 三、统计工作方式 1.统计表 2.统计图 3.统计报告 分析方法分为： 1.对比分析 2.因果分析 3.动态分析 4.专题分析 5.系统分析 四、统计工作原始资料的来源——登记工作 档案统计调查在很大程度上必须以原始记录为基础。档案统计报表制度就是建立在各项原始记录资料核算基础上，而档案登记就是档案统计的原始记录形式。 1.案卷目录 2.卷内文件目录 3.档案收进登记薄 4.全宗名册 5.全宗单 6.馆(室)藏档案情况一览表 7.档案利用登记薄 8.档案借阅、复制、摘抄登记 9.利用效果登记 全宗名册 这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。主要应用于档案馆和规模较大的档案室。其具体形式一般为簿册式。其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。 ?档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。 详细登记每一全宗情况的登记形式。主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。其形式为单页式。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。 ?它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。 档案成分和数量变化情况登记表表 是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。 案卷目录登记簿 是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。 总登记簿 是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。主要应用于档案室。 ?工作日志 是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。 人员进出库房登记 是库房管理的一种具体手段。一般采用登记本形式。登记本一般应放置在库房入口处。工作人员及其他人员每次进出库房均应在登记本上登记。登记项目一般应包括日期、进出库房人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。 ?档案出入库登记 这也是库房管理的一种具体手段。一般也采用登记本形式。其具体的登记项目一般应包括档案出库的日期、时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途），归入日期及时间（时刻）、经手人，等等。 档案清点、检查登记是对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中及清点、检查完毕之后所进行的登记。其登记内容应涉及清点、检查的日期，原因，清点、检查过程所发现的情况及问题，清点、检