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杭州英博生物科技有限公司 采购制度及作业程序 一、目的 为使本公司物料的采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适 价的原物料，特制定本制度。 范围 凡原料、辅料、包装材料、器材、办公用品等采购业务均适用本制度。 采购 1、采购部根据库存或其他部门提报的需求请求，提报采购计划，经总经理批准后实施采 购工作，确保各项采购工作的圆满完成。 2、熟悉公司各部门物资需求及消耗情况，各种物资的供应渠道和市场情掌握公司所需各类物资的各称、规格、型号、单价、用途和产地全部采购任务完成及未完成情况列出报表，呈公司总经理的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。 采购部门必须多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。 采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。 采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。 公司的财会部门对采购业务予以充分的监督和反映。 采购每周每月采购分析报采购分析报市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。如遇价格上涨，则可考虑多货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。 供应商管理办法 如需借阅有关资料、档案，必须经经理同意为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。 合同 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞： 标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5)包装；(6)交货期限；(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；(10)保险；(11)运输损耗的承担；(12)违约责任(13)行业标准、生产工艺、生产加工执行标准。 所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。 交货期控制 采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→采购部原料到货预报表→部或使用部门验收→→总经理核准→→财务跟进收到发票入账。 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送部，以便做好接货准备。每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。 异常情况处理 如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。 因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。 货款结算 采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。 一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，“付款申请单送部。 付款凭证有：采购申请单、、发票。 采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。 带款提货及预付货款管理（本款提货人） 在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。 带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。 汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。 如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。“请购事件”开始进行