关于做好研究生学位档案收集、整理及归档工作的通知.docVIP

关于做好研究生学位档案收集归档工作通知收集归档工作现有关事项如下一、加强领导，确保归档工作顺利开展??学位档案收集工作是一项基础性工作，各学院要加强对项工作的，相关负责人员要切实履行好自己的工作职责，集中时间、集中精力专人负责切实工作。 1、硕士研究生按照硕士学位论文答辩及申请硕士学位材料中的相关流程，进行本人学位档案的初级收集工作，装入档案袋后，在档案袋正面黏贴《硕士学位论文答辩及申请硕士学位材料一览表》形成初级学位档案材料。 2、“硕士学位申请书”原件经学位办审核盖章后发放至学院；“学位证”复印件经学位办复印后发放至学院。 3、学院指定专人对申请硕士学位通过的研究生档案进行整理、保证无缺失，经负责研究生工作的学院领导审核后，以学院为单位与档案馆进行学位档案的交接工作。 三、学位档案整理、归档具体步骤 1、档案封皮(1)封皮统一由学位办发放至学院。 （图1） (2)封皮填写 (封皮起止时间，按照卷内文件目录起止时间(见图2中箭头标记)填写。（图2） (保管期限：填写“永久”。（图3） (件数：根据卷内文件顺序号(见图4中箭头标记)填写； 页数：根据卷内文件页号(见图4中箭头标记)填写。（图4） ④立卷人：学院档案整理工作具体执行人。 审核人：负责研究生工作的学院领导。 立卷时间：档案完成时间。 （图5）2、档案内材料 (1)《档案卷内文件目录》（模板见附件1至附件7）；(2)根据目录顺序号，将材料排序；(3)用铅笔在材料右下角标记页码，从1开始，依次类推至最终，注意：只要有记录的页面必须要标记页码；(4)拆除所有材料自带的钉子；(5)根据材料页码及日期，填写《档案卷内文件目录》的日期及页号，并将其放至档安首页，《档案卷内文件目录》不标记页码。3、档案打孔、穿线，黏贴档案标题即时贴(见图6箭头标记)。 （图6）4、学位论文一本，单独放置于学位档案下面，不装订在档案里。 5、制作《档案案卷移交目录》（附件8）(1)《档案案卷移交目录》序号：按照学硕、专硕、在职及专业排序。(2)《档案案卷移交目录》档号：例如：2016-JX14.12-1； 说明：学位取得时间(年)-JX14.12-序号。(3)《档案案卷移交目录》案卷题目：每人对应两行信息：分别为(山东科技大学关于张三硕士学位授予、论文答辩材料(山东科技大学关于张三硕士学位论文材料。（图7）6、学位档案归档 (1)学院根据《档案案卷移交目录》，将档案材料排好顺序，在学生离校后与档案馆交接，完成学位档案归档工作； (2)档案卷内文件目录以外的材料，学院自行保留。研究生院2016年11月18日附件： 1：《博士卷内文件目录》 2：《学硕卷内文件目录》 3：《专硕（经管学院）卷内文件目录》 4：《专硕（文法学院）卷内文件目录》 5：《专硕（外语学院）卷内文件目录》 6：《专硕（其余学院）卷内文件目录》 7：《在职工程硕士卷内文件目录》 8：《档案案卷移交目录》至 年 月 自 年 月 永久 2 1 2、 页 1、共 件 档案标题即时贴 打孔穿线处