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会说 会写 会做事 会做人 办公室的邮件处理工作 Company Logo 办公室的邮件类型 会说 会写 会做事 会做人程序!方法!电子邮件 邮政邮件 传真、电传、 E-mail等 各类纸质信函、包裹、 报纸、杂志等 办 公 室 邮 件 Company Logo 情景案例周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多： 　　　1、处理发给总经理胡英的函件，封面上有“急件”字样； 　　　2、复印一份将给客户李明的答复信以备存，原件邮寄给对方； 　　　3、处理寄给人事部刘红部长的包裹； 　　　4、处理由南昌市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理胡英的批办意见：“交行政部、销售部、财务部、采购部等部门负责人传阅”； 　　　5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去； 　　　6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料； 　　　7、三个客户的邮件需要在四小时内回复;8、江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。 项目任务 　　　如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？ 1、邮件分类； 2、邮件登记； 3、邮件呈送； 4、邮件传阅。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 任务分析首先，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。再次，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。收取邮件的基本程序 邮件拆封 邮件传阅 邮件呈送 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 邮件分类 邮件签收 邮件登记 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 1、邮件签收 保证不要遗漏就好 2、邮件分类 ⑴ 按部门进行分类，如果人数不多按姓名分类； ⑵ 将私人邮件与公务邮件分开，私人邮件可以在公司合适位置进行存放，并告知公司员工。 ⑶ 将重要或紧急邮件和普通邮件分开，把优先考虑的邮件放在一起； 看信来信的单位或姓名，看信封上是否有“挂号邮件”“保价邮件”“快递邮件”“机要邮件”“带回执邮件等特殊标记。 项目答案：分类 ⑴ 来件：总经理胡英函件；政策性文件；商业信函和印刷材料；寄送：客户李明的答复信；人事部刘红部长的包裹；商品样本；广告宣传单电子邮件：三个客户的电子邮件 （2） 将重要或紧急邮件和普通邮件分开 紧急邮件：总经理胡英函件；商品样本；电子邮件 普通邮件：其他都为普通3、邮件拆封 ⑴ 开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损； ⑵ 用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕； ⑶ 开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形针等订在一起，以备查阅； ⑷ 取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏； ⑸ 核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。 会说 会写 会做事 会做人开封刀 飞鸟牌电动 信封启封器 　 Company Logo 哪些邮件不能拆封 上面印有“亲启”“保密”等记号的信件 私人信件不能随意拆封 误拆信件怎么办？ 立即在信件上著名“误拆”字样，并签上自己的姓名，封上信口，当面致歉4、邮件登记 做好相应的表格，进行邮件登记，说明：邮件收取日期、邮件名称及主题，发件人单位及姓名、收件人部门及姓名，取件人签名5、邮件呈送 呈送邮件给上司的技巧： 使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔，这样复印时就不会留有痕迹。如果有些办公室不允许在信上写字或做记号，可在信上贴一张能够移动的粘贴条； 内容复杂的邮件要有便条做出摘要；