2015会议管理与组织.pptxVIP

《会议管理与组织》大至一个国家，小至一个企业，都在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会……在浪费时间的事情列表上会议居于首位。会议目标不清晰参会对象选择错误主持人技能欠缺会议失败会前准备不足会议环境影响（时间、场地）会议通则AEB会议礼仪会议准备分享内容CD会务冲突会议主持第一章会议通则信息分享会议功能解决问题培训教育会议的时间管理不要迟到不要随意变更会议时间严格按照议程进行，不要超时会议失效的原因？目的不明确责任不明确事后无跟踪第二章会议准备是否一定要开会可以直接决策已经有例会决策者无法出席有更好的方法必须要开会复杂信息传递多人集思广益，参与决策听取汇报分派任务确定会议目标可实现什么而不是要做什么有贡献有影响有提升安排谁来参加会议？确定会议议程书面化会议主题明确议程与主题对应参与人员与主题相关（4-8人）会议时间长度（不超过2小时）指定记录人会议议程示例《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼大会议室 与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。 主持人：区经理记录员：行政助理1、15：00-15：15?? 《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：45－16：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料： 《标准化作业流程》小组活动 日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。 请根据以上工作任务，安排一次会议，并拟定会议议程。 时间：五分钟会议议程示例人力资源体系建设会议议程会议议题：研讨公司人力资源体系建设方案会议时间：3月21日（下周一）14：00-16：00 会议地点：三楼大会议室 与会人员：人力资源部员工、各单位人力资源机构人事负责人。 主持人：人事科科长记录员：人事专员1、14：00-14：15会议背景介绍，目标提出，主讲人：人事科科长2、14：15-15：10讨论公司人力资源体系现存问题及改进方向。3、15：15－15：45 各模块讨论提出行动计划4、15：45-16：00人力资源部部长总结讲话，明确任务分配，并提出下次会议期望。圆桌团团座影院排排座长桌对岸座确定会议安排时间地点座位午餐前或下班后领导办公室发布会议通知通知方式通知时间必要的背景资料/事先完成的工作书面用语会务准备No.工作项目责任人核查No.核查责任人核查1选择会议地点　　11服务员指导工作　　2会议项目　　12会间摆放（点心、水果）　　3会议时间　　13PPT提示，指引牌提示　　4活动负责人　　14娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球　　5活动作业分工明细　　15会议通知　　6会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）　　16预算申批、借支票　　7确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）　　17会务通知　　8用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）　　18购买用品、水果　　9车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）　　19房间安排　　10借还设备--　　20接听电话、安排事情　　　投影机（1）　　21文件发送、传递信息　　　投影幕（1）　　22会场应急　　　无线麦（1）　　23会后结帐　　　电子白板（1）　　24设备整理　　　激光笔（1）　　25费用报销　　　白板笔（1）、白板擦（1）　　26会务记录　　　笔记本（1）　　　　　　　打印机（1）　　　　　　　照相机（1）、摄像机（1）　　　　　　　插线板（1）　　　　　　　剪刀（1）、订书机（1）　　　　　　第三章会议主持会议常见角色十八大主持人会议常见角色决策者参与者主持人的职责营造和谐气氛严格按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度 强调会议纪律主持人“三要”思路清晰敏锐善于言辞表达幽默感主持人 “四不”不要独占发言不做火爆辣椒不要加入冲突不要放弃控制主持人 “五保持”保持和谐保持包容保持客观保持肯定保持议程会议开场“四部曲”介绍会议背景介绍会议议程介绍与会人员提出会议期望会议开场举例 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响，使得本季的营收目标达成率只有70%。 因此今天召开会议主要讨论两大问题，第一就是如何刺激原市场的买气，第二讨论新市场的扩展计划。 首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况，再由各位一起讨论，然后各区市场督导会一一提出配合方案，最后由行销部门整合后提出执行方案。 本次会议的进行时间预