HSE-BB08 HSE管理体系文件控制管理规定.docxVIP

1 目的为了规范公司HSE管理体系文件的格式、文件的主要内容，对文件的结构形式、审查、发放、修改等工作提出具体要求，制定本管理规定。2 适用范围本规定适用于中海油湖南销售有限公司（以下简称“公司”）HSE管理体系文件的编制、审查、发放与修改等工作。3释义无4 职责分工4.1公司HSE管理部门负责本文件的编制、修改和更新工作。4.2HSE管理部门负责组织公司相关职能部门有经验的管理人员编写公司HSE管理体系文件；负责HSE管理体系文件的发放、修改以及评审组织工作。4.3各部门、各基层单位负责收集与本专业、有关的HSE外来文件，负责保管好领用的HSE管理体系文件。5工作内容与程序5.1 HSE管理体系文件框架5.1.1 HSE管理手册：是公司纲领文件，介绍公司HSE管理方针、管理者承诺、组织结构、职责权限、管理体系框架和相关标准各要素控制描述。5.1.2 HSE管理规定：是要求性文件，规定了公司各部门、各基层单位HSE工作要求和标准。 5.1.3 HSE作业指导书：是对过程中某项活动的具体要求，确保过程的一致性，通常包括：设备操作指导书、岗位操作指导书和风险作业指导书。5.1.4 HSE表格或记录：是对过程或活动进行管理的一种有效文件，通常是对程序文件和指导书的支持性文件，包括：风险作业许可证、三级HSE教育培训记录表、不符合报告表、事故调查记录等； 5.1.5 外来文件是指适用的HSE法律、法规、规范、标准；总公司、炼化与销售部、销售公司、地方政府和部门下发的有关HSE管理规定、文件。5.2 HSE管理体系文件的编制说明 公司HSE管理体系文件编号按以下编号规则和代码：文件层次代码和各层级代码：缩写含义缩写含义A管理手册HSE管理框架文件B管理规定/程序文件B各类HSE管理要求C作业指导书CF表格或细则F管理手册代码：缩写含义HSE－B－A管理手册管理规定或程序代码：缩写含义HSE－B－B01管理规定1号，01是文件顺序号管理规定或程序的表格或细则代码：缩写含义HSE－B－B01－F01管理规定1号的附表或细则，F01是表格顺序号作业指导书代码：缩写含义HSE－B－C01指导书，01是文件顺序号不适用作业指导书的表格或细则的代码：缩写含义HSE－B－C01－F01指导书附表，01是表格顺序号确定版本，所有的文件必须有版本，从A开始，初版版次为00，修订后版次随之升级，如A版，修订版次规定为 01～03 为止，第4次修改为整体换版，即A版变为B版；依此类推，版本转到 D版本后从A版重新开始，以A表示为初版，00表示初次版次； 表单记录版本依次为A、B、C、D……Z, 版本转到Z版本后从A版重新开始。确定日期，文件的编制日期，例如年月日的顺序；确定目的，为什么编制该文件，通常是本规定的目的是“为……”开头；确定范围，文件的适用范围，通常是“本规定适用于……”开头； 确定定义，该文件中需要解释的术语、没有定义使用者容易引起歧义或看不懂时，如果没有定义需要解释，该栏填写“无”；确定内容，按过程的开始到结束的先后顺序描述，描写需具体、准确不要使用定期、最好等模糊概念；参考文件：与该文件相关的文件；相关附件：附在该文件的表格或细则等；设备操作手册、岗位操作手册和高风险作业指导书等由各编制负责部门确定文件的格式、版本、编号等。5.2.2对于国家标准、行业标准等已有编号的外来文件，无需另行编号。5.3 初稿审核5.3.1 编写人将完成的草稿自行审阅和修改，然后重新整理成文并交给审查人审核。5.3.2审查人应召集相关专业人员召开初审会议，对HSE管理体系文件的准确性集中进行讨论，并根据初审会的意见修改文件，然后提交审核人审核。5.3.3审核人对HSE管理体系文件从可行性和可操作性两方面进行审查，然后召开公司的审查会，提出他们的修改意见和建议。5.3.4编写人根据公司的审查会意见和建议，对HSE管理体系文件进行修改，然后经HSE最高管理者定稿。5.4 批准5.4.1公司召开由各部门、各单位主要负责人或相关专家参加的集中讨论会，对HSE管理体系文件进行技术讨论认可，由最高管理者批准签发。5.4.2HSE管理部门需建立《外来文件清单》，对有关外来文件进行有效控制，内容包括：文件名称、来源、文件版本或编号、数量、相关过程等， 被识别为法律法规和其他要求的外来文件管理执行《法律法规及其他要求与合规性评价管理规定》。如果是上级公司、政府转发的外来文件，需由相关领导审核，确定其适合本公司的现状及发展要求后，批准发放。5.5 发放5.5.1 HSE管理体系文件为受控文件，是一份内部文件，未经许可不准借出给公司外的他人，HSE管理体系文件按发放目录表编号仅发给指定的人员。5.5.2 HSE管理部门负责HSE体系管理文件