2012环境记录管理程序.docVIP

环境记录管理程序 文件编号：EP-18-10 发行日期： 版 次：1.0 制订部门：行政部 核 准 审 核 作 成 环境记录管理程序 文件编号：EP-18-10 页 次：修订页 申请号 版次 修订日期 修 订 内 容 修订者 / 1.0 2012.01.10 初订 陈朝文 EMS程序文件 环境记录管理程序 编 号 EP18 版本/版次 1/0 页 次 1/3 1 目的 建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。 2 适用范围 适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。 3 职责 3.1行政部负责记录的制定、编码、评审、修改、换版和分发。 3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。 3.3行政部负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的工作。 4 工作程序 4.1本公司环境记录内容 4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括： a法律法规及其它要求； b环境因素和有关的环境影响记录； c环境培训活动记录； d 环境目标、指标和管理方案记录； e环保部门提供的环境监测数据； f环境违章情况、事故、投诉和处理记录； g文件控制记录； h环境信息交流记录； i供方和承包方信息记录； j体系日常运行情况记录； k环境审核和管理评审。 4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。 4.1.3公司环境记录种类编制和审定和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。 4.2环境记录的分级管理原则 4.2.1行政部负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。 4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。 4.2.3行政部负责组织编制环境记录格式。 EMS程序文件 环境记录管理程序 编 号 EP18 版本/版次 1/0 页 次 2/3 4.2.4各部门根据工作需要对新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核后报行政部汇总审定、编码，由管理者代表批准，行政部负责登记和发放。 4.3环境记录的标识和检索 4.3.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号。 4.3.2行政部编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇，原件保存在品管部以便查阅和使用。 4.4环境记录表式的更改 环境记录表式更改时，部门负责人及管理代表公司主管领导签批后，交行政部进行更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。 4.5环境记录的管理 4.5.1填写要求 a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性； b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。 4.5.2环境记录的编目、贮存 a各部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存； b与环境体系有关的环境记录，各部门每年度末送行政部归档并登记在《环境管理体系记录一览表》上； c环境记录，应有专人专柜保存，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作； d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失。 4.5.3环境记录的保存期 归档的环境记录，其保存期按《环境管理体系文件记录一览表》中之规定执行。 4.6环境记录的处理 4.6.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。 4.6.2需作废的环境记录，由文件管理员填写《文件制定/修订/废止申请单》经部门负责人、管理者代表审批后，由行政部负责报废，并加盖“作废”章。 5 相关文件 《文件控制程序》 EMS程序文件 环境记录管理程序 编 号 EP18 版本/版次 1/0 页 次 3/3 6 环境记录 《环境管理体系记录一览表》 《文件制定/修定/废止申请单》 环境管理体系文件记录一览表 序号 文件名称 保存期限