2012环安卫文件管理程序.docVIP

制定部门：文管中心 分发单位： ■总经办 ■管理者代表 ■文管中心 ■手工部 ■营销部 ■设计中心 ■会计稽核部 ■纸器部 ■工务部 ■软件开发 ■市场部 ■品质部 ■交管部 ■人资行政部 ■资材部 ■彩印部 修订日期 版本 修订原因及内容摘要 2005-6-13 A 首版发行 2012-8-9 B0 换版发行 核 准 审 核 制 订 1.目的：为了对本公司环境/安全管理体系有关文件的制定、发放、改订、使用、保管和废止进行规范化管理，使与环境/安全管理体系有关的各个场所，均使用相应文件的有效版本，特制订本程序。 2.适用范围：本程序适用于本公司环境/安全管理体系相关文件的编制和管理。 3.职责（文件审批权限） 文件范围 制作 审核 批准 收发管制 修订管制 环安卫手册 环安卫管委会 环安卫管代 总经理 文管中心 文管中心 程序文件 各部门担当 环安卫管代 总经理 作业标准 各部门担当 部门主管 环安卫管代 记录表单 各部门 部门主管 环安卫管代 4.定义： 4.1手册：简要说明本环安卫体系如何满足标准要求，并描述系统核心要素及其相互关系的纲领性文件。 4.2程序文件：是手册的支持文件，它们规定了开展各类活动的方法和步骤。对环安卫管理系统要素或某一方面活动规定其管制要点，使其处于程序化、文件化受控状态，保证系统有效实施。 4.3作业文件：程序文件的支持文件，是对具体的作业活动给出的明确指示的文件，它是直接面向作业者的体系的基础文件，它指导作业者如何进行某一项具体操作。包括制度、操作规程等、检验规范、作业规范等，不包含图纸。 4.4记录格式：用以收集传递环安卫信息，管制作业流程，证明作业是否符合要求证据格式文件。 4.5外来文件：指采用的国家标准、法律法规或客户的要求等。 5.程序内容 5.1文件编写要求 5.1.1文件一律用A4或A3纸书写，编制可以文字描述、过程流程图、图片或三者的组合执行。 5.1.2新编写的文件中一般要包含以下信息及内容： a.文件名、文件编号、版本号、制改订日、页次、承认者的印章、分发场所（可在相关记录中体现）。 b.目的、适用范围、职责、定义、程序内容（流程）、相关文件、记录。 5.1.3各标题内的小标题顺序如下格式： 1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 或a,b,c/(1),(2),(3)… 依此类推。 5.1.4文件经权责主管批准后即可实施。 5.2内/外部文件编号体系： 5.2.1内部文件编号： a.环安卫手册编号为：SQ/ES-M-01；（SQ代表公司,ES代表环安卫体系，M代表管理） b.程序文件编号为：ES-PR**；（ES代表环安卫体系，PR代表程序要求，**代表流水码01～99） c.作业规范编号：WI/PR**-**；（WI代表作业规范，PR**代表所属程序书编号，**流水码01～99） d.记录表单编号：****（上层文件编号）-**（流水号）-*（版本号），如：ES-PR01-01-A，WI/PR01-01-01-A 5.2.2外部文件编号 a.客户标准类：WLBZ-**-***(WLBZ代表外来标准类，**代表接收年份，***代表流水码001~999) b.法律法规类：WLFG-**-***(WLFG代表外来法规类，**代表接收年份，***代表流水码001~999) 注：若牵涉到与生产、设备有关的作业标准书，则沿用ISO9000体系的三阶文件编号，其环境安全内容在ISO9000的三阶文件中添加；若为单独的环境安全内容，则使用以上编号，单独编写。 文件控制、内部审核、管理评审、教育训练使用的表单沿用ISO9000体系中的表单记录。 5.2.3版本号 文件的版本版次：以A、B、C…表示版本的变更顺序；以0、1、2…表示版次的变更顺序；文件出现整套文件较大变动时，采取整体换版升级的方式。 记录表单的版本版次：以A、B、C…表示版本的变更顺序。 5.2.4 发行识别号码 发行号 01 02 03 04 05 06 07 部门 营销部、市场部 人资行政部 品质部 纸器部 彩印部 管代 总经理、总经办 发行号 08 09 10 11 12 13 14 15 部门 手工部 资材部 设计中心 软件开发 工务部 交管部 会计稽核部 环安卫管理委员会 5.3文件编制或修订的提出：手册由环安卫管理委员会编写，程序、作业标准及其他文件由相关部门根据需要进行编写。