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Outlook基本功能操作 目 录 一、收发邮件 1 1、发送邮件 1 2、接收邮件 3 a)阅读邮件 3 b)答复发件人 3 c)转发邮件 4 d)删除邮件 4 二、邮件的分类管理及规则应用 4 1、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序 4 2、查找邮件 4 3、创建规则 4 4、设立外出时的助理程序 5 5、其他 6 三、设置会议 6 四、创建便笺 7 1、新建便笺 7 2、查看便笺 7 3、转发便笺 7 五、创建日记 7 1、自动创建日记 7 2、手动创建日记 8 六、任务管理 8 1、创建任务 8 2、为他人分配任务 8 3、处理任务 8 七、关于发送传真 9 八、管理联系人 9 九、在公司外收发邮件 10 Outlook基本功能操作说明 前言： Outlook是微软公司出品的套装软件的组件之一，它对Outlook Express的功能进行了扩充。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、安排日程、管理联系人信息、任务管理、日记跟踪和使用便笺组织信息等功能，可以这么说Outlook是一个个人信息管理器（PIM）。公司目前大多数信息传输将使用Outlook，因此能否很好地处理信息将取决于您对Outlook的使用。 下面我们将一一介绍Outlook的几大主要功能，便于您能快速掌握（以下以Outlook 2003为例）。 收发邮件 1、发送邮件 单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“邮件”选项，会弹出编辑对话框，所图1所示。 图1 在相应栏目中输入主题及内容。 图2 如果是发送给集团公司内部人员，点击一下“收件人”，将弹出选择姓名对话框，从左边分别选择接收人的名字，点根据不同情况，点击“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后点击“确定”，返回图2界面，如果还想插入附件，点击菜单上的“插入”→“文件”，选择需要插入的文件后返回图2界面，再点击“发送（S）”按钮即完成邮件的发送。 图3 如果是发送给集团公司外部人员，直接在收件人及抄送人中输入对方的邮件地址，如输入rosete@，然后点击发送按钮即可完成邮件的发送了。 （秘密抄送：指所有收件人看不到其他秘密收件人的姓名。这常用于发相同的邮件给不同的客户，经如年终你可能将一张贺卡发给不同的客户，而又不希望客户名单泄露，通常采用这种方法。） 2、接收邮件 收到的邮件一般保存在Inbox文件夹里，只需打开Inbox文件夹就可以看到邮件。有未读邮件Inbox和未读邮件文件夹会以粗体字显示，并标有未读邮件的数量。 图4 a)阅读邮件 双击需要阅读的邮件，就可以打开邮件，阅读其内容。 点击相应的邮件会在阅读窗格中也会显示邮件内容。 b)答复发件人 如果想回复发件人，如图中选中某一主题，然后点击工具栏上的“答复发件人”，如果想答复所有人，点击“答复所有人”然后输入回复内容，再点击发送即可。 c)转发邮件 如果想将某一邮件转发给其他人，在如图中选中某一主题，点击工具栏上的“转发”，然后输入相应内容，再点击“发送”即可。 d)删除邮件 在如图中选中某一主题，点击左上角的“”删除图标，即将邮件转移到Deleted Items文件夹中。 删除在Deleted Items文件夹中的邮件将彻底删除。 二、邮件的分类管理及规则应用 大家在邮件使用过程中，可能会将邮件进行分类，比如说将某人发的邮件或某部门的邮件放在一起，或者对邮件进行标记，或按收发件人、日期、主题等等进行排序，查找邮件、外出时的自动答复等功能以方便组织和管理邮件。下面将一一介绍其功能。 1、按收发件人、日期、标志等对邮件进行排序 如图所示右击“排序字段”，在下拉菜单中选择相应的排序字段，即可对邮件进行排序操作。 图5 2、查找邮件 如图所示点击工具栏“查找”按钮，会弹出“查找工具条”，在“查找”中输入特征字段和相应的范围，点击“立即查找”按钮即可。 图6 3、创建规则 为了便于管理我需要将某人发来的邮件放在一个特定的文件夹中，便于我来跟踪和管理，这就需要使用创建规则。以下以创建管理信息部文件夹为例，介绍如何创建规则。 a)单击菜单“工具”→“规则和通知”； b)在规则和通知对话框中单击“新建规则（N）”； 图7 c)在规则向导对话框中选择“将某人发来的邮件移至文件夹”选项，将“发件人为个人或通讯组列表改为*mtcn it department”，将“将它移动到指定文件夹中”更改为MIS，单击完成。即完成规则的创建。 图8 今后所有发件人是IT部门组的邮件将全部移到MIS文件夹下。 4、设立外出时的助理程序 如果你即将要出差或休假，请不要忘了设立外出时的助理程序。这样在外出期间，每收到一封邮件，邮件服务器会自动回复发件人，通知对方你已外出，暂时无法处理邮件。操作：点击菜单上