2014建立档案管理制度.docVIP

5、建立档案管理制度 包括5 个制度：1、 立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。2、 档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。3、 档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4 、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。5、 机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。 立卷归档制度 为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。 一、归档范围 凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有： 1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料； 2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等； 3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等； 4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。 二、归档时间 1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档； 2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档； 3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档； 4、档案室须在次年六月底前完成本单位上年度文件资料的立卷归档工作。 三、归档要求 1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全； 2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律； 3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿； 4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范； 5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。 四、档案整理 档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求： 1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单一、类型鲜明、年度不混、保管期限准确； 2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。 3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码； 4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。 五、阅档要求 1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还； 2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅； 3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动； 4、外单位人员不得擅自进入档案室； 5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。 机关档案人员岗位责任制 1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。 2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。 3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。 4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。 5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。 6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。 档案保管制度 1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。 2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。 3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。 4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。 5、做好档案收集工