文件成编写作业流程.doc

文件编写作业流程 1.0目的 为规范文件的编写格式、内容、方法等一致，确保公司标准化管理有效进行，制定本流程 2.0范围 公司标准性、规范性、执行性等文件 3.0职责 3.1各部门及相关人员根据生产/工作/公司需要编写手册、作业流程、制度、规范、作业指导书等文件，各阶文件由以下人员编写、审核、批准 编写 审核 批准 质量手册 管理者代表 管理者代表 总经理 作业流程 部门主管/科长 责任人 厂长/总经理 制度/办法 部门主管/科长 责任人 厂长/总经理 作业指导书、检验标准、规范等技术文件 责任人员 部门主管/科长 厂长/总经理 3.2责任人员在编写文件的同时,必须完成对文件所涉及表单的编写,而后续审核、批准等工作都随同文件一同进行. 4.0作业流程 4.1本公司文件结构分为四阶，如下图： 质量手册 一阶文件 程序文件 二阶文件 制度/规范/标准/作业指导文件 三阶文件 表单记录 四阶文件 4.2文件编写控制 各部门及相关人员根据生产/工作/公司需要编写手册、作业流程、制度、规范、作业指导书等文件，其要求如下： 4.2.1文件编写格式 4.2.1.1质量手册编写格式如下： 质量手册的基本内容应包括： ⑴质量管理体系的范围，包括任何删除的细节与合理性说明。 ⑵质量管理体系程序文件或对其引用。 ⑶质量管理体系过程之间的关系 ⑷质量手册通常可包括下列内容： a标题范围和适用领域 b目录 c企业简介 b企业的质量方针和质量目标 e术语定义和适用范围及删减理由 f组织结构、职责及权限的说明 g质量管理体系的过程和要素以及引用程序文件的描述 h手册使用指南 4.2.1.2二阶文件编写格式如下： 1.目的：叙述制定该文件的目的。 2.范围：说明该文件的适用范围。 3.权责：解释文件内容中非通用词的含义，若没有则注明无。 4.工作程序：说明该文件的工作程序。 5.相关文件：列出该文件所引用的相关文件的名称。 6.质量记录：列出该文件所使用的表单名称及编号。 7.编制、审核、审批 4.2.1.3三阶文件分为作业流程、管理类、技术类和行政类.编写要求如下: ①、作业流程按以下常规格式编写: 首页为流程图 1.目的：叙述制定该作业程序的目的。 2.范围：说明该作业程序的适用范围。 3.职责：作业内容中所涉及到的主要部门及其职责。 4.作业流程：说明该程序的工作流程。 5.参考文件：列出该流程所引用的相关文件的名称。 6.应用表单：列出该流程所使用的表单名称及编号。 7.管理办法：说明违反该流程作业的相关处罚规定。 8.考核指标：列出该流程所产生的关键指标。 9.除以上格式外,文件中还必须包括:文件名称、文件编号、文件版本、审批、生效日期、页码等 ②、管理类文件按常规格式编写时,除第9项为必须格式外,第6至8项为建议格式，其它编写格式可根据文件的实际需要进行编写。 ③、技术类文件的编写要求(编号、格式、管理等)内容见《技术文件管理办法》。 ④、行政类文件代码为C，为非受控文件，其它按本文件规定执行。 4.2.1.4表单记录的格式要求 1.表单头包括公司名称及表单名称 2.日期、NO号 3.表格区域 4.制表人、审核、批准及日期 5.最底下右下角为表单号 6．除第1项和第5项为必须格式外,其它编写格式可根据文件的实际需要进行编写。 4.2.1.5所有文件字体一律采用宋体字，文件名称用二号字体，正文用小四号字体，流程图用五号字体。 4.2.2文件编号原则 4.2.2.1质量手册的编号原则 XYLX / QM / 年份 质量手册代码 公司代码 4.2.2.2程序文件的编号原则 XYLX / □□ / □□ □□－□□□□ 年份 流水号 部门代码 程序文件代码 公司代码 4.2.2.3三阶文件编号原则 XYLX - □□ - □□－□□ 流水号 部门代码 文件类别代码 公司代号码 4.2.2.4外来文件编号原则 XYLX - □□ - □□－□□ 流水号 文件类别代码 外来文件代码 公司代码 4.2.2.5表单编号原则：文件编号+流水号+版本号 4.2.2.6各类文件代码如下: 文件类型 质量手册 程序文件 作业流程 制度、规定 文件代码 QM QP QI QW 注：技术类文件及作业指导书等文件的代码，见《技术文件管理办法》