培训教案会议组织保障程序.ppt

会 议 组 织 保 障 程 序 培 训 教 材 Page * 目　录 什么是会议 第一部分 第二部分 第三部分 会议要求 第四部分 会议组织保障的规范流程 会议准备 会务保障 会议评估 近期会议组织中存在的问题 第一部分 什么是会议 会议是一种组织管理行为 是组织进行信息传递、沟通的载体 是组织统一思想、协调步骤的重要组织管理手段和形式 是一个集思广益的渠道 是处理具体业务事项的一种方式 会议质量在一定程度上反映了公司人员的素质和管理水平 Page * Page * 目　录 什么是会议 第一部分 第二部分 第三部分 会议要求 第四部分 会议组织保障的规范流程 会议准备 会务保障 会议组织中易存在的问题 会议组织保障流程 会议确定 会议准备 会场预订 人员确认 设备准备 会场布置 会务保障 会议评估 会议记录 现场监控 会后安排 上报总结性文件 跟踪督办布置工作 Page * 材料准备 会议通知 通报情况 议题收集 Page * ㈠ 会议确定 各部门应严格按照公司会议制度规定，提前确定本部门组织召开会议安排，列入工作计划 要结合公司领导行程安排，确定会议具体的召开时间、地点、议题、与会人员、主持人及议程 一、会议准备 严格执行公司会议制度，提前确定会议安排 根据确定的会议安排，草拟会议通知并完成审批。 至少提前四个工作日下发会议通知，会议通知要素包括： ㈡ 会议通知 一、会议准备 Page * 会议时间、地点及议题 会议主持人及参会人员范围 会议议程 会议请假程序 会议联系人 反馈截止时间 会议着装要求 会议形式 会议材料责任单位 会议材料上报截止时间 ㈢ 会场预订 Page * 根据参会人数确定会场，提前一个工作日预订会场 列出检查单，详细了解会场设备、设施情况，并向会议室管理员提出相关要求： 一、会议准备 序号 项目 要 求 1 投影仪 确认是否有这些设备，如无需自行 在会议召开前一个工作日准备 2 投影幕布 3 插座 4 茶水、矿泉水等饮料 根据参会人数和会议时长准备 5 横幅 告知横幅内容，至少提前半天悬挂 6 音响 至少提前半天到位并完成调试 会议召开前一天电话提醒参会人员 确认并统计参会及请假人员名单 ㈣ 人员确认 一、会议准备 Page * 提前确认参会人员是确保会议质量和效果的重要环节之一 提前一个工作日通知参会部门考虑是否有需要提请会议协调解决的事项 要求各部门提前反馈给组织单位 汇总议题提前完成报批工作，由公司领导确定上会讨论议题 要求议题涉及单位必须在会前进行思考和沟通 一、会议准备 ㈤ 议题收集 严禁未经相关业务部门提前沟通协调的议题上会讨论 汇总会议材料：议程所需相关报告、议程以外需上会讨论的议题 会议通知下发后立即通知责任单位制作相关材料，并根据需要将材料制作成PPT演示稿 要求责任单位提前二个工作日向组织单位报送会议材料 组织单位提前一个工作日完成全部会议材料的汇总报批工作 为参会主要领导人在会议现场各备份会议材料一份 ㈥ 材料准备 一、会议准备 Page * 会议信息表 会议名称 会议时间 地点 主持人 会议议程 参加人员 （总人数） 具体人员名单及其单位 材料清单 备注 请假情况 一、会议准备 Page * ㈦ 通报会议准备情况 汇总会议相关信息，填写会议信息表 专题会议根据参会主要领导名单，用统一、规范的桌牌纸按标准模板打印桌牌 准备桌牌架和部分空白桌牌 准备笔记本电脑、U盘，并将会议材料拷入笔记本电脑和U盘 准备摄影机、摄像机、投影仪、录音笔、激光笔及备用电池 准备网线（如有需要） ㈧ 设备准备 Page * 一、会议准备 Page * ㈨ 会场布置 出发前往会议室前通知会议室管理员打开会议室 会议保障人员提前1小时到达会议现场 根据实际天气情况打开现场灯光、空调等设备 提醒会议室管理员按其固有程序开始会务服务工作 一、会议准备 摆放桌牌 确定主位，将参会职别最高领导桌牌放置主位桌前 根据左大右小的顺序，从最靠近主位的左侧开始，按照参会领导职别大小依次摆放桌牌 ㈨ 会场布置 一、会议准备 主位 第一副位 投影幕布 第二副位 客方主位（居中面对会议室门口） 主方主位（居中背对会议室门口） 主方第一副位 主方第二副位 客方第二副位 客方第一副位 一般公司内部会议座次安排示意图 谈判、座谈等对外会议座次安排示意图 Page * 将会议信息表和表中所列材料整齐摆放在参会主要领导桌前 调试麦克风、音响等扩音设备 打开笔记本电脑 安放投影仪，与笔记本电脑联接，调试会议材料投影效果 ㈨ 会场布置 Page * 一、会议准备 所有会场布置工作必须在会议开始前半个小时