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行政部门如何做好接待工作刘晓学习导航通过学习本课程，你将能够：●知道影响接待水平的要素；●了解行政接待工作的基本要求；●掌握行政接待礼仪；●做好行政接待工作。行政部门如何做好接待工作行政接待工作涉及面广，直接体现个人的素质和修养，影响组织的整体形象。一、影响接待水准的要素影响接待水准的要素主要包括：1.接待态度接待人员的接待态度是主动的还是被动的，是细致周到的还是粗放的，直接影响客户对公司的整体评价和判断。2.服装打扮及礼貌行政人员的服装打扮能够体现对来访者的重视程度，一般来说，重要的接待都要着正装。同时，礼节礼貌在接待中至关重要。3.表达技巧对客户的要求不要说“不”，即使真的无法满足，也要换一种方式进行表达。二、接待的基本要求行政部门日常接待的基本要求包括：1.热情诚恳接待时要热情，而且这种热情一定要诚恳。2.注重礼仪周恩来总理说“外事无小事”，即对外的沟通与交往是没有小事的。接待人员的举手投足会反映出其品质和修养，因此要注重礼节和礼仪。3.细致周到行政工作本身是一项琐碎的工作，平时的工作已经培养了工作人员做事缜密、细心的品质。在接待工作中，要将这种品质表现出来，工作细致讲究，因人而异，替客户多考虑一步。4.遵守规章针对不同类型的客户，行政接待的规模和标准也不同。首先要制定标准，然后按照标准执行。交通标准。是让客户坐长途汽车，还是坐火车，或者是坐飞机。住宿标准。是让客户住招待所，还是三星、四星、五星酒店，是住商户间还是行政间。餐饮标准。每顿饭大概多少钱的标准。礼品。对于不同的客户，需要派发不同的礼品。游览。面对不同的客户，提供的游览服务也不同。会议场地。是在公司内部场地开会，还是放到外部。翻译费用。如果客户来自国外，除了翻译之外，还需要同声传译设备等。这些需要制定标准。5.厉行节约做接待工作必须有成本意识。6.注重保密接待工作必须有保密意识。三、接待的步骤对于一般客户，行政部门的接待要按顺序、分步骤做好接待工作。具体来说，接待的步骤主要包括：1.接待的准备接待前的准备主要包括以下方面：环境准备环境准备工作主要包括：第一，光线；第二，温度；第三，湿度。要点提示环境准备工作主要包括：①光线；②温度；③湿度。行政部门要多为客户考虑，如果环境因素一直无法改变，就要立刻从其他方面做调整。物质准备接待前要准备的东西包括宣传册、小礼品、文字资料的介绍等。心理准备行政工作人员要提前做好心态调节，保持主动细致、认真诚恳的心态。仪表准备无论季节的严寒酷暑，接待重要客户一定要着正装。2.主动招呼来访者3.握手4.介绍5.交换名片6.引领访客7.会议室入座、奉茶8.会谈9.宴请10.送别访客四、接待的礼仪1.问候礼仪问候的顺序问候的顺序一般为：下问候上，幼问候长，男士问候女生，内部员工问候外部客户。称呼的类别问候的时候涉及称呼，一般来说，称呼主要分为：第一，行政称呼，即根据客户的行政职位进行称呼；第二，技术职称；第三，时尚称呼；第四，行业称呼。称呼的禁忌称呼的禁忌主要有：第一，无称呼；第二，称呼不规范；第三，在正式场合用私下的称呼。2.介绍礼仪介绍的分类根据介绍的对象不同，介绍可以分为两类：介绍人。介绍自己时，要说明自己是谁、背景、来的主要目的和作用，在一分钟之内结束，不要耽误别人太长的时间。介绍别人时，一般有承担介绍人：双方的熟人、专职介绍人、贵宾等。介绍人的不同，体现的被介绍人的尊贵程度不同。介绍事物。介绍事物时，主要介绍事务的特点、性能、作用等。介绍原则介绍的原则主要包括：第一，先把位卑者介绍给位尊者，再把位尊者介绍给位卑者；第二，先把幼介绍给长，再把长介绍给幼；第三，先把内部同事介绍给外部客户，再把外部客户介绍给内部同事。3.握手礼仪握手场合非常多，通常可以通过两个人握手的姿势、部位、时间持续的长短判断两人之间的心理距离。握手的顺序上级和下级在一起，下级先伸手；长和幼之间见面，幼先伸手。握手的禁忌【案例】一次失败的会晤在北美洲，人们握手有这样一个规定：两个人握手时，掌心相对，与对方眼神交流最少3～5秒钟，手指部分紧紧相握。前英国首相布莱尔第一次去黎波里拜访利比亚领导人卡扎菲时，很多媒体非常看好这次会晤，认为这次会晤是破冰之旅。然而图1、图2两张照片被发布之后，很多行为学家指出这次会晤一定以布莱尔的失败告终。图1布莱尔（左）与卡扎菲（右）握手图2坐姿第一幅握手照片中，布莱尔手臂近而曲，卡扎菲的手臂远而直，东道主是远而直的，说明心里有距离。布莱尔面部表情松弛自然、面含微笑，而卡扎菲面部表情非常冷峻。第二幅坐姿照片中，布莱尔的身体前倾，双手微微下垂，面部表情松弛自然，表明他在认真、主动地聆听；而卡扎菲落座之后身体后仰，眼神俯视，翘起二郎腿，高高翘起的脚尖直指布莱尔。阿拉伯国家认为，人的脚是最脏的，翘起来的脚尖绝对不可以直指对方，落座时翘起二郎腿是