安全社区档案资料整理指南.docVIP

**区安全社区创建档案资料搜集整理指南 安全社区创建的呈现方式，一是项目的确定、实施、现场与效果的呈现，一是创建档案的综合呈现。其中，创建档案的综合呈现也是反映和记载创建过程与效果的一种直观具体方式，是安全社区创建的重要组成部分。 创建档案包括电子方式和书面方式（含照片档案、视频档案）两种方式。创建迎查既要准备电子档案，也要准备书面档案。电子档案是形成书面档案的基础。 创建档案的形成包括搜集、分类和装订三个过程。其中资料的搜集是最基础的工作，直接制约着之后两个环节的进程和效果，也是关系创建成功与否的重要因素。 档案资料的搜集 档案资料的搜集，包括范围、对象、方法和完善四个方面。 （一）范围 档案资料的搜集范围是2008年4月12日至创建迎查时产生的各种创建档案资料。 （二）对象 档案资料的搜集对象是指创建期间与交通安全、工作场所安全、公共场所安全、涉水安全、学校安全、老年人安全、儿童安全、家居安全、体育运动安全、消防安全、社会治安、防灾减灾与环境安全等十二项创建指标有关的资料。只要是涉及民生与安全工作的档案资料都需要搜集。 如上级部门的文件或通知或领导讲话、启动实施的文件、组织机构建立、组织机构职责、安全管理制度、工作计划、工作总结、会议通知（含工作部署会、调度会、协调会等会议）、会议签到簿、会议记录、领导讲话、主持词、会议下发文件、发言稿、责任书、会议现场照片、安全项目实施方案、安全项目实施检查记录与整改意见及统计表格、安全知识培训计划与资料（讲义或课件）、区级及以上领导视察社区建设的照片（含视频）资料、高风险环境高危人群脆弱群体人员名单、项目实施前后照片对比或数据分析对比表、报刊媒体刊载播发的宣传资料、安全知识明白纸或知识手册、应急预案与演练资料，获奖的文件或证书，资金投入预算或账簿凭证，学生安全现状调查表、居民安全现状调查表、安全执法检查文书、居民安全现状满意度调查表、居民小区通报，等等。 档案资料的搜集阶段不怕资料多，不怕资料大小不一致，不怕某一工作或项目资料不完整，就怕没有资料可收集。 （三）方法 可以采取两种方法进行档案资料搜集： 一是总结、计划、分析法。就是分析社区、社区所属部门乃至工作人员的2008、2009、2010三年的工作计划与工作总结，通过研究查摆三年来所开展的与民生、安全社区创建有关的工作，进行搜集、补充与完善； 二是经费支出分析法，开展各项工作几乎都有经费支出，通过对2008-2010三年财务账目的分析，梳理工作，帮助理清头绪，搜集档案资料。 （四）完善 档案资料的完善，是档案资料搜集的最后阶段。 已经开展的工作，随着时间的推移，档案资料可能不完善、不齐全，就需要对搜集的资料，如某一具体工作或某一会议或某一事项的资料进行分析，按照缺什么补什么的原则进行弥补和完善。 例召开一次安全社区创建工作调度会，一般包括以下资料：确定召开调度会的会议记录、召开调度会的会议通知、参加会议人员签到簿、会议主持词、领导讲话稿、参加会议人员的工作汇报发言稿、会议下发的文件和资料、会议现场照片、会议视频资料、播发会议新闻的报纸或电视视频资料，等等。 例某项工作的开展，一般包括以下资料：领导班子确定研究实施这项工作的会议记录、工作实施方案、与下属单位签订的目标责任书、工作督察记录、工作整改意见、工作总结、资金投入预算报告或账目凭证复印件、工作开展前与开展中和开展后的照片对比、领导督察照片、外出培训或参观照片、新闻报道资料，等等。 创建档案的分类和完善 （一）分类 档案资料的分类按照《全国安全社区现场评定表（暂行）》所列的顺序，分安全社区创建机构与职责、信息交流和全员参与、事故与伤害风险辨识及其评价、事故与伤害预防目标及计划、安全促进项目、宣传教育培训、应急预案和响应、检测与监督、事故与伤害记录、安全社区创建档案、预防与纠正措施、评审与持续改进等12个指标项目，对所搜集的资料进行对号分类。 在档案资料的分类过程中，会遇到分类模糊问题，就是某种档案资料在两个或更多的指标项中都需要，解决的办法是按照资料充实的原则将这种档案资料在各指标项中都予以充实。 这样，会带来档案资料交叉问题。解决这一问题的方法有一个根本原则，就是文件类尽量放原件；对于文件原件数量少解决不了交叉问题的，则靠复印来解决。 （二）完善 档案资料分类之后，再进一步对《全国安全社区现场评定表（暂行）》中的指标项进行研读，按照补什么缺什么的原则，进一步对档案资料进行补充和完善。 创建档案的装订 档案资料的装订，是形成创建档案资料的最后阶段。包括两个方面，一是编制目录，二是装订立卷。 （一）编制目录 为编制和查找方便，目录一般按文件资料存放的先后顺序进行实行编制，文件资料存放顺序应与《全国安全社区现场评定表(暂行)》中所列指标相一致。如将一级指标用“A”来表示，12个A级