第四讲秘书高效工作的艺术与技巧.pptVIP

第四讲 秘书高效工作的艺术与技巧 关于第一次实训的回顾 我们首先来回顾一下本次采访实训的情况。 请回顾一下本次实训的整个过程，你认为通过这次采访，让你感触最深的是什么？本次采访实训对你今后的学习和择业有没有影响？如果有，是什么样的影响？ 汪中求对秘书的要求 汪中求的背景：先后担任香港恒雅（深圳）公司市场部总裁秘书，清华同方股份有限公司商务部经理，泰豪科技股份有限公司市场总监等职务。目前为北大、清华等多所高校职业经理人训练班的特聘培训师、北京大学民营经济研究所特聘研究员。  汪中求的观点 理由？ 他的解释和说明 从工作的角度来说，我不主张要太漂亮的秘书。因为我个人认为，漂亮女性克制力比较差，勤奋度也差，尤其经不起打击，我不太敢用那种漂亮的女秘书。 我用秘书真正概括应该是两个字，一个是“严”，一个是“细”，因为我自己曾给一个副厅长当过秘书，深有体会。 实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他）必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。 我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要更严谨、更到位。你可以算一下，企业每年为我付出的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此细节上的事情，应该更多的让你去做。 请秘书的目的，说白了就是为了解决上司的时间效率的问题，秘书是为了提升上司的时间效率，使上司的一些重复的、简单的事情尽可能让秘书为他做好，他的效率才更高。比如说，秘书必须在我之前上班，下班比我晚，秘书就比别人上班时间更长，街上扫地的人不也早上四点就起来了? 我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟到达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须知道我要处理哪些文件，次序是什么； 再一个，要为我的笔记本电脑打开网络，上我们的局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计算机，但是你作为秘书必须给我准备好。 我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写，所以我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须考虑这个问题，事先给我把笔充满水。 必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会差。总经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。 和经理打交道最多，跟经理工作最密切的人是秘书，同时秘书岗位又是一个什么信息都了解的岗位，因此我对秘书的要求是苛刻的。秘书早晨上班要比我早，早走那不可能，必须在我之后下班；我走，秘书才能走；我不走，你是不能走的。如果你要考虑你自己还有很多事情，你没有那么多的时间在班上，那你就不适合做一个秘书， 秘书做得好，也是可以迅速成为一个管理人才的。如果你有这种志向，就要付出比大家更多的努力，所以必须严格地训练秘书。 宝健（中国）日用品有限公司招聘 省办事处秘书 招聘职位描述: 1、办事处日常行政及接待工作；2、掌握办事处费用预算执行情况；3、整理月工作计划、月工作报告；4、准确下达经理的工作指示，协助经理跟进各项工作的完成进度，做好与各部的沟通；5、代理商会议的组织、安排、执行记录工作；6、办事处档案管理；7、办事处经理差旅安排；8、办事处资产管理工作；9、及时传达总部最新信息。 一个秘书的烦恼 进这个公司是应聘办公室文员这个职位的，现在想想我纯粹是个打杂的，我的工作大到为经理服务 ，小到清洁打 扫厕所。 我是学外语的，我感觉我完全没有发挥我自己的潜力，我的能力一天一天被我自己给淹没了。在公司所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理所当然的，没人知觉，没人表扬；做砸了，那就是太不应该了，公司任何一个人都有权利说你。 另一位秘书的工作(明细单) 协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发） 1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。 5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。  7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流