弗件迪尔财务制度系列 应收帐款的管理控制方法.doc

应收帐款的管理控制方法 現在我們先談應收帳款與信用的管理辦法。 所謂的應收帳款應先從源頭來看，從信用管理來看；信用管理的產生，應先認識交易方式。以交易的活動來看，交易方式有3種： 1.物 物 2.現金 物 3.信用 物 以下分別說明之。 1.物 物 此類交易方式，在現階段的社會仍是存在，例如：筆者所主持的企業單位，從事三角貿易、多角貿易，就是這種交易方式。因為在第三世界國家有外匯管制，所以要用賣給它東西的所得來進口它的東西，則外匯才得以抵充，沒有風險。 2.現金 物 此類交易方式，銷售量大但金額不大。 3.信用 物 要注重與注意信用交易，因大過交易總量的80%為信用交易。何謂信用交易？我們做如下的說明： 我們接受客戶跟我們買東西，產生應收款，客戶並沒立刻付錢。 客戶付錢，但收到應收票據，應收票據不代表一定會兌現，仍算是是信 用交易。 收到客戶的遠期票據，我們還存在風險，如何做到信用交易的安全措施？一定要注意做到銷售安全。從事業務的人員，要關心銷售安全，被倒一筆帳，就好比損失十筆生意，而且還要花許多精神追索。所以一定要做信用調查、徵信調查的工作，要為每個客戶建立客戶資料卡。如果你是經銷商或製造商，客戶資料卡都是一定要做的；除非你是做直銷，才可以不做，因你的客戶較不會固定或長期購買。但其實還是最好做，因為如此就可以將服務工作做得更好，然後於獲得口碑後，能達到客戶介紹客戶的境界，這就是最佳的銷售方式。客戶資料卡的建議格式如下表所示，而相關填寫方式，以下將逐項說明之： 客 戶 基 本 資 料 名稱、負責人、聯絡人、電話、傳真、Email Account、資本額、屬性、員工人數、設備 營 運 資 料 月SR、季SR、年SR、項目、比例 信 用 資 料 銀行帳戶 同行評價 同業評價 客戶資料卡分3個section：客戶基本資料、營運資料、以及信用資料。 現將客戶基本資料各欄位，說明如下： (1)名稱：指客戶的名稱。 (2)負責人：指客戶的負責人。 (3)聯絡人：指客戶的聯絡人，通常是採購或使用單位，亦常以Key Person 稱之。 (4)電話：指客戶的聯絡電話。 (5)傳真：指客戶的聯絡傳真。 (6)Email Account：指客戶的聯絡Email Account。 (7)資本額：指客戶的資本額。 (8)屬性：指客戶的經營屬性，是屬代理商？或製造業？或經銷商？或地區經銷商？零售商？…。 (9)員工人數：指客戶的僱用員工人數。 (10)設備：指客戶的設備有哪些？ 上述這些都叫基本資料，是指不太會變的部分。 現將營運資料各欄位，說明如下： 月SR：指月營收。 季SR：指季營收。 年SR：指年營收。 項目：指客戶的營業項目。 比例：指我們公司產品在客戶那裡的佔比多少？如果我們做經銷或製造 的業務，依此數值推算，可得到客戶它正常向我們進貨的量與金額，如果未做此整理分析，也許它會做過多的進貨，而我們並無警覺。防止其異常交易，有此參考值，則會立刻知道，不會造成迷失；不至於當其大量進貨，只會很高興而不知道有風險。安全銷售比衝業績還重要。 在說明信用資料之前，先給各位一個建議。大家也許應未忘掉，老闆曾一再叮嚀，與新客戶第一次交易，一定要收現金。筆者反而對筆者的業務人員要求，第一次交易不要給現金，否則第二次給我們跳票或不給錢，就不構成詐欺。如果第一次交易給我們跳票，就可以直接告詐欺。若存心倒帳，通常第一次交易金額較小，不會倒，當第二次、第三次…胃口愈來愈大時，才會開始倒。 因為若收票回來，票子上就有往來銀行及帳戶，就可以向銀行做徵信調查，此為重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票據。 現將信用資料各欄位，說明如下： 銀行帳戶： 指所收客戶票據的銀行帳戶。 同行評價： 筆者常訓練業務團隊，到客戶那裡時，若同時看到其他廠商，可在門口等他出來，然後向他探聽：客戶與他們來往的信用情況？先自我介紹，然後以新近來往，想了解狀況做開頭。可以問他下述問題：「你們與他們已交易多久？你覺得他們的信用怎樣？」當他回答：「我與他們交易五年，每次收錢都很困難。現在這筆錢，也是收了好多次才收到。」如此我們就能心中有譜了… (3)同業評價 指可從客戶的同業去調查它的虛實。 由上述3點來建立信用額度，尤其是當我們是經銷商與製造商，可以在這個額度內放心與它交易，超過則要小心。現定義信用額度的公式，如下： 信用額度 = 未收款 + 未兌現票據 = 應收帳款 + 應收票據 上述公式的意思，指：信用額度是未收款與未兌現票據兩種風險加起來，我們相信評估後，在此額度內是安全的。未兌現票據，指：客戶開的遠期支票。因此我們開發一個新的客戶，我們評估給在這個額度之內，可以