第四章文件的整理与归档全解.ppt

Question： 为什么要建立档案？ 档案有何作用？ 档案的利用 一、立卷 2．立卷的含义 （1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。 （2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。 （3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 Question： 立卷的过程是怎么样的？ 立卷程序 （二）立卷特征 在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。 具有共同特征的和密切联系的文件组合在一起。 立卷特征就是按文件特征分类和组卷。 （二）立卷特征 立卷特征的分类 （1）按文件的问题特征立卷 不同的事件、项目、专案。 eg: 1、人事类、业务类、会计类、科研 产品类 2、科研开发产品档案（N72、N75、N85、N97） 立卷特征的分类 （2）按文件的作者特征立卷 文件责任者 Eg:1、人事档案类 2、图书著作类（图书馆） 立卷特征的分类 （3）按文件的名称特征立卷 按文种进行分类和组卷 通知、报告、通报、计划、安排 立卷特征的分类 （4）按文件的时间特征立卷 按年度分类 按月份分类 按日期分类 （5）按文件的地区特征立卷 省——市——区\县——镇 立卷特征的分类 （6）按文件的通讯者特征立卷 业务联系单位 Eg:1、客户资料 2、业务档案 3、会计档案 立卷特征的分类 （7）其他特征立卷 1、重要程度 2、姓名笔画 3、文件载体（文书、图片、音 频、视频、磁盘、光盘） （二）立卷特征的运用 立卷就把零散无序的文件按文件之间固有的共同点和联系点分门别类、有机结合、组成案卷。 （二）立卷特征的运用 常用： 按问题特征立卷 按制发者特征立卷 按时间特征立卷 （三）立卷特征结合运用形式 ①“年度—组织机构”分类 eg:2009——人事档案 2010——会计档案 ③“组织机构—年度”分类 eg:人事档案——2009 会计档案——2010 （三）立卷特征结合运用形式 ②“年度—问题”分类法 eg:2009——M10产品专案 2010——N10产品专案 ④“问题—年度”分类法。 eg: M10产品专案——2009 N10产品专案——2010 * 一、立卷 （一）立卷的概念和含义 1．立卷的概念 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。 第二节 立卷工作 待立卷的文书 （二）立卷特征及其运用 （2）立卷特征在组卷中的具体运用 ① 一般应以按问题特征组卷为主。 ② 按文件的主要共同特征组卷。 ③ 根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。 二、立卷的组织工作 （一）立卷环节的选择 1．文书处理部门立卷 （1）集中式。（2）部门式。 （3）“谁办谁立卷”。 2．文件处理部门与机关档案室结合立卷 （1）组织型。 （2）分工型。（3）兼职型。 二、立卷的组织工作 （二）立卷的准备工作 1．立卷工作会议 2．立卷业务培训 3．文件材料的收集和清理 4．机关档案室在立卷工作中的作用 二、立卷的组织工作 （三）平时归卷 1．平时归卷的概念 2．平时归卷的目的 3．平时归卷的主要措施 （1）建立和健全平时归卷制度。 （2）要有平时归卷的物质条件。 （3）注意平时的清查和归卷。 立卷工作 三、具体立卷程序 （一）拟订（或修订）立卷类目 （二）文件的归类和组卷 （三）确定案卷的保管期限 （四）拟写案卷标题 （五）案卷的编目与编号 （六）填写与装订 （七）归档 立卷程序 *