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档案管理系统的分析和应用 　　x摘 要：档案管理是各单位管理工作的重要环节。本文通过分析档案管理信息化建设的重要意义，利用计算机网络技术，在充分研究档案馆信息管理的业务流程的基础上，完成档案信息化系统的整个项目规划与设计。 　　关键词：档案管理 信息化 系统设计 　　中图分类号：G271.2 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0195-01 　　1 档案管理系统的研究目的和主要完成的工作 　　1.1 档案管理信息化建设的意义 　　加快推进档案信息化、档案管理现代化，是全球信息化要求的必然结果。档案信息化管理能够使档案信息资源配置更合理、管理更全面，可以为单位、为社会提供更加优质高效的服务。 　　1.2 研究目的 　　利用计算机网络技术，以档案馆档案信息化建设为中心，建立具有工作服务网络化、档案管理标准化、档案资源安全可靠的数字化档案馆，并通过本档案管理系统实现上级档案局对下属档案馆工作流程的监控和指导，建立规范化的档案业务管理体系，并为各级管理人员提供决策支持和信息服务。 　　1.3 主要完成的工作 　　在充分研究档案馆信息管理的业务流程的基础上，实现档案信息化系统的整个项目建设，即完成的系统设计内容有：档案管理系统的规划设计、系统的编码、测试、软件交付、验收、维护。 　　2 档案管理系统解决方案 　　2.1 档案管理系统功能简介 　　档案馆是紧紧围绕档案的“收集、保管、利用”来开展业务工作的，档案馆的主体工作流程包括。 　　（1）收集归档。对各类档案进行收集、初步整理、归档鉴定、整理和正式归档。档案归档包括：收集、整理、正式归档等关键子流程和业务活动。 　　（2）管理维护。主要是指对已正式归档档案的日常保管、维护。档案管理包括：鉴定、保管、销毁关键子流程和业务活动。 　　（3）有效利用。主要是指档案馆为单位和社会提供档案相关的服务。档案利用包括：借阅、归还、统计、编研关键子流程和业务活动。 　　2.2 档案管理系统总体设计原则 　　档案管理系统设计原则是：总体规划，分步实施，条块协调，统筹管理，互联互通，整合发展，资源共享。以有效利用为灵魂、以网络技术为工具、以整合共享为手段、以安全可靠为保障，使档案馆各部门实现互联、共享和利用。 　　2.3 档案管理系统体系结构设计 　　根据档案信息管理系统的工作实际，即档案信息量庞大，档案信息分布存放，但需要把档案信息提供给不同权限的用户使用，因此，在系统中，我们采用C/S+B/S的混合模式。 　　2.4 档案管理系统功能模块设计 　　该系统使用的多个数据库是分布式的、超大规模的、可互操作的。同时该系统设计了多种登陆权限，包括档案馆管理人员、下属单位管理人员以及普通网络用户，按不同的授权提供不同权限的档案管理服务。 　　2.4.1 档案收集归档系统 　　档案工作的起点是档案收集，其具体内容是通过各种渠道，如下级档案馆上交、社会各界捐赠等不同类别的档案按照规定集中保存起来。档案收集后，档案的归档更加重要，它是档案有效利用的必要前提，档案的归档及时与否，决定了档案的利用价值。 　　2.4.2 档案管理维护系统 　　档案管理维护系统主要负责档案信息资源的整理、维护与利用工作，主要包括：档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用等。 　　（1）档案整理 　　档案整理主要是对收集来的档案实物（按案卷、盒、文件、各种载体形式移交来的档案）进行整理、分类，同时进行编目、索引形成管理档案的目录信息，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。它是档案管理中的一项基础工作。 　　（2）档案鉴定 　　系统自动检索出过期的档案，形成鉴定目录；档案主管可以对鉴定申请的档案进行鉴定，更改保管期限，并形成销毁目录；销毁目录提交相关领导审批，返回审批结果；对审批后可以销毁的档案进行销毁，扔入回收站，并形成销毁目录。对到期档案能报警提示并做批量处理。 　　（3）档案保管 　　档案保管工作主要包括档案在正式存入库房档案架后的整个管理工作。 　　1）库房安全管理：对库房温度、湿度设定范围，当温湿度超过设定范围时，档案管理系统进行报警； 　　2）图形化统计：按年份、月份等条件统计温湿度变化，并形成曲线图； 　　3）库房图形化界面。 　　（4）档案统计 　　以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。是掌握与分析档案和档案工作基本情况，研究制定档案管理与档案事业建设的方针政策和计划，实行有效监督与指导的重要依据和手段。 　　1）统计方式 　　档案统计、馆藏统计、分类统计、交叉统计、按全宗进行统计、自动生成统计年报。 　　2）统计条件 　　档案类别、著录项、档案库类