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长文档排版公管二班陈彤云第4章 电子表格软件高级应用4.1 使用数据清单管理数据4.1.1 有关数据清单的基本概念⒈ 数据清单数据清单是指工作表中连续的合理存放的相互关联的数据区域，其中的每一列包含相同类型的数据。⒉ 字段字段是最基本的不可分数据单位，字段有名字并称之为字段名。⒊ 记录记录是有它所包含的所有字段的值组成的一条信息。数据清单的组成单位是记录及构成记录的字段和数据。如下表所示，清单中的列被认为是字段，清单中的列标记被认为是字段名；清单中的每一行被认为是数据清单的一条记录。⒋ 建立数据清单和输入数据时应注意的问题在Excel2003的数据清单中，可以进行数据的筛选和汇总等操作，为便于数据的处理，建立数据清单时，应遵循以下规则：⑴ 应避免在一个工作表上建立多个数据清单。⑵ 在工作表的数据清单与其它数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。⑶ 避免在数据清单中放置空白行和列。⑷ 在数据清单的第一行里创建列标志。⑸ 如果要将列标志和其它数据分开，应使用单元格边框。4.1.2 建立数据清单在建立数据清单前，首先应进行一下结构设计，给字段定义合理的名字以及合理安排字段的摆放位置。在数据清单的首行依次输入个字段名，字段名输入完毕，就可以输入记录了。数据清单字段命名的规则⒈ 字段名只能是文字或文字公式（如=”1992”）。⒉ 字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。⒊ 字段名必须是唯一的。