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（二）、PPT使用技巧一、使用功能区教程贴士：正如本章前面所述， PowerPoint 2007 的用户界面以功能区为基础　正如本章前面所述， PowerPoint 2007 的用户界面以功能区为基础，功能区就是窗口顶端的一个条状区域，其中包含命令和按钮的选项卡页面。不再是打开一个菜单并选择命令，而是单击选项卡，然后在该选项卡上单击按钮或打开列表。　下面列举一些重要的术语，要使用选项卡，就必须了解这些术语。　功能区:整个条状区域，包括所有选项卡。　office 按钮:可打开OffI ce 菜单的按钮，可通过该菜单选择新建演示文稿、保存、打印和执行其他与文件相关的操作。图1. 7 展示了该按钮的位置。　令快速访问工具栏:OfFIce 按钮旁边的一个小工具栏，从中可选择最常用的命令。　提示:要向快速访问工具栏添加一个命令，可右键单击该命令并选择添加到快速访问工具栏。要将命令从快速访问工具栏中移除，右键单击命令并选择从快速访问工具栏删除.　选项卡:功能区中的一个选项卡页面。例如，图1.1 7 显示了开始选项卡。　上下文选项卡:仅在选中特定内容时(如图形或图表〉才出现的选项卡。上下文名称将显示在选项卡名称的上方。在图1. 17 中，绘图工具是格式选项卡的上下文名称。　组:选项卡的一部分。图1.17 中显示的开始选项卡包括下列这些组:剪贴板、幻灯片、字体、段落、绘图和编辑。　对话框启动器:位于组的右下角处的小图标，通过它可以打开一个与该组相关的对话框。　注意:要了解一个工具栏按钮的功能，可将鼠标指针悬停在该按钮上.此时将显示屏幕提示解释其功能.　图1.17 功能区是PowerPoint 2007 的主要用户界面　1. 使用可收缩的选项卡组　在选项卡内，组能够根据PowerPoint 窗口的宽度展开或收缩。窗口足够大时(约1100 像素)，各组中的所有内容都会展开，每个项目都有自己的按钮。当窗口较小时，组会收缩，这是为了使所有组保持可见。一开始，大按钮变小，并垂直堆叠在一起，如果空间依然不足，组就会收缩成　一个带有下拉列表的大按钮，从下拉列表中可选择各命令。图1.1 8 比较了同一选项卡在三种不同宽度下的显示情况。　警告:由于功能区具有这样的收缩功能，执行某些操作过程的具体步骤将取决于活动的PowerPoint 窗口的宽度.例如，较小的窗口可能需要多花一个步骤，打开一个按钮的菜单来选择命令. 对于较大的窗口，所有命令都直接显示在选项卡上.　本书假设平均窗口大小为1024x768 像素，如果用较低的分辨率运行PowerPoint ，那　么有时可能要多用一个步骤来访问一个命令.　2. 使用Office 菜单的子菜单　在Office 菜单上，有些命令旁边带有箭头。单击一个箭头会在Office 菜单的右侧打开子菜单，　提供更多选项。例如，图1.1 9 显示了打印命令的子菜单。　图1 . 18 PowerPoint 窗口的大小决定功能区上有多少个组收缩或展开　请注意，在图1. 19 中， Office 菜单上打印命令旁边的箭头实际上是与打印命令本身相分离的一个独立按钮。可以仅单击打印命令来打开打印对话框，而不必打开子菜单。另存为命令也有同样的功能，可以直接从第一级选择另存为命令，也可打开其子菜单。　图1.1 9 Office 菜单上的部分命令有子菜单　但并非所有箭头都是如此。准备、发送和发布命令都没有单独的顶级功能，单击这几个命令只会打开其子菜单。二、兼容性检查教程贴士：在PowerPoint 2007中创建了丰富的SmartArt、艺术字以及图形图表特效，这些都是PowerPoint 2007的新特性。　在PowerPoint 2007中创建了丰富的SmartArt、艺术字以及图形图表特效，这些都是PowerPoint 2007的新特性。　那么这些文档在低版本的PowerPoint中呈现出来会是什么样子呢？您的客户会不会和您看到的截然不同？　兼容性检查器可以告诉您在当前的文档中有哪些内容是和低版本程序不兼容的，而且还会告诉您那些用户看到的会是什么样的效果。　要运行兼容性检查，请单击“office 按钮”选择“准备-运行兼容性检查器“，如下图：　弹出”兼容性检查器“对话框，如下图：　我们在对话框中可以看到，　使用早期版本的PowerPoint时，此形状和其中的所有文本均无法编辑。 使用早期版本的PowerPoint时，SmartArt图形和其中的所有文本均无法编辑 如果使用早期版本的PowerPoint，则不可编辑形状上的动画将被删除。 　出现这种情况的原因是：　第1页和第2页 幻灯片中具有SmartArt图形，解决的办法是，SmartArt图形被转换为无法在旧版本的PowerPoint中进行编辑的单个对象，　不过可以将SmartArt图形转换为单