秘书基础.绪论.pptVIP

一、秘书的定义 秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下同)而存在的。由于行业和职位的不同，“上司”们的工作千差万别，但他们工作的本质是一样的，那就是“决策”。 为了让领导人的决策做到科学而又及时，就必须为他们创造一个良好的决策环境。就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种专门从事为领导人创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。 这里是某公司总裁办公室，下个星期就要开董事会了。这天下午四点多钟，秘书小赵正在埋头汇总各部门和分公司送上来的材料。这些材料有书面总结、口头记录，有从网络等媒体上收集来的，也有职能部门提供的。由于各种材料来路不一、形式不同，因此，在将这些材料交给上司之前，小赵要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。就在小赵忙于整理材料时，刘总来电话要她去接待几位客人，他说现在要静下来想些问题；刚刚把客人送走，有人送来一份文件，让她马上转给刘总；当她去刘总办公室给刘总送文件时，刘总又让小赵给他家的保姆打电话，说他晚上有个会，不会回家吃饭了。。。 一是协助上司收集决策所需的信息，以保证上司决策的科学性 二是排除上司在决策过程中受到的各种干扰，如接待客人和打电话，让上司有一个平和的心态。 二、秘书日常工作和职责范围 一般来说，秘书的日常工作大致包括：整理上司的办公室、转接电话、招待客人、送材料和邮件、收集信息和管理资料、起草文件、管理上司的工作日程、准备会议、为上司出差做准备、陪同或代表上司出席一些社交活动等。 职责范围 两大类： 1、整理办公室 不仅仅指扫地、擦桌子保持办公室清洁这类简单劳动，还包括从文书档案整理一直到与各部门联系的各种工作。 2、收集信息 这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。 二、秘书工作的特点 需要当机立断处理的事情多 工作的内容变化快 一心几用的时候多 忙闲不一的情况多 三、必备素质 你们认为一个优秀的秘书需要哪些必备的素质？ 三、必备的素质 认真 作为职业秘书，不仅要遵守单位的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高，他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。 诚实 所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。 四、必备的常识 作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书，在与客人交谈时，不仅要能听懂客人说话的内容，而且还要能根据客人的兴趣，进行深入的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这几句话。如果总是说这几句话，那就会让客人感到兴趣索然。所以，必备的常识是一个基础。 秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约时间来访，可上司一时离不开，要么是与前面的客人还没有谈完，要么是在打一个长途电话，需要让客人等一会儿，在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人坐在那里干等是很没有礼貌的。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。而必备的常识是你能和客人聊天并且聊愉快的必要保证。 （一）生活常识 1、时政常识 作为上司的助手，秘书应该了解一些常识性知识，当你在接待客人与他们寒暄时，不至于一问三不知。 另外，还需要在平时涉猎政治、经济、国际形势等各方面的知识，以补充自己的社会常识。 4、艺术修养 对于工作压力紧张、心理压力大的秘书来说，通过欣赏艺术作品，无疑是使身心压力得到宣泄的一种最佳方式，而且它也是一种修养身心。 5、餐饮知识 懂一些饮食方面的知识，对于一个秘书来说非常重要，因为招待宴请客人也是秘书的一项日常工作。秘书在招待客人时，不仅要能根据客人的籍贯、年龄和性别等方面的不同，选择适合他胃口的菜馆，而且要能对一些名菜作一些相应的介绍，一方面是能显示出秘书的素养，另一方面也能营造一些气氛，给客人宾至如归的感觉。 （二）企管常识 1、公司常识 包括公司的种类、公司的组织、公司的结构等等。 2、人力资源常识 公司人力资源部门主要是负责人事变动、招聘与面试、试用与合同、员工福利、人事档案、考勤与加班、出差与请假、员工培训、考核与奖惩、薪酬报表、辞职、退休与移交等。 （三）法规常识 主要包括：公司法 外商投资企业法 合同法 劳动法等 五、必备的能力 （一）判断能力和执行能力 具体表现：1、能分析问题 2、具备解决问题的常识和经