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簡化工作，提高效率 (4-4) 作者 : 楊望遠 ? 曾經有人分析過一件事情真正行動部分只佔百分之五，其餘百分之九十五的時間，都是在猶豫、協調、等待中浪費掉了，如果我們提高行動率，你會發現其實事情一下子就做完了 ... ... 最近大陸及國內企業都同樣碰到技術專家難求問題，我用這個方法解決，那就是我所創的〔一師帶六徒〕，即一個師父帶六個徒弟，為什麼，因為技術專家要做的，往往是所有事情的百之五才需要他，你讓他做全部的事情，他也做得很無奈，因為有些工作只是拆裝，搬運。 ? 一個師父帶四個徒弟，讓徒弟去幫師父做那些事情，師父才能真正做專家的事，那麼整個技術專家的問題就可以獲得解決。? 現在很多企業維修人員找不到，為什麼呢？真正技術好的人才走掉了，技術不好的人，本來機器沒有壞，也被他給修壞了，現在如果一師帶六徒的話，就沒有這個問題。找完全不會的人他只負責拆螺絲一類粗工，至於判斷故障，以及怎樣修的工作就由師父來做，把事前，事中及事後工作分開來做，師父高興，徒弟也高興。? 同中求異，異中求同，其實可以運用在各種行業，各種職務，各種工作，都可以找到大幅改進方向，非常好用。 第四句話〔刪除〕、〔合併〕、〔重組〕、〔簡化〕。? １、〔刪除〕：就是刪除不必要的工作，我們剛剛已經講了，不急的，不重要的，無效的工作要刪除，可以標準化的，可以授權的工作或是做了效率很低的工作，應該是可刪除的。我們是不是做了很多不必要的工作，那些工作不做亦沒有關係，我們為什麼不把它刪除呢！? ２、〔合併〕：把相同的工作合在一起做，可以減少重複之往返、搬運及準備。我曾經擔任過公務員，有一位工友工作非常認真，但是經常被主管和其他單位的人責怪，說每次都找不到人，原因是有一件公文他就立刻去送，所以每個人都找不到他，後來我教他一個偷懶的方法，結果後來人人都稱讚他。我教他每天定點守著，因為送一趟公文約二十分鐘就夠了，等到四十分時，不論有幾件公文，才去巡一趟，一天只要巡六次就夠了，送得輕鬆，績效也好，不要有一件就送一件，因為送一件二十分鐘，送二十件，亦是二十分鐘，這就是合併。 我曾經在巨大機械擔任產品開發處處長，我們當時有六位設計工程師，每天要加班到深夜，依狀況至少要加六個人。但是經工作分析後，一個都不用加，只做了一個改善，即讓設計工程師的電話全面控制，每天早上開放半小時，下午開放半小時，其他時間安心做設計工作，因為以前設計工程師真正在做設計的時間不到百分之五，其他時間都在接電話，或者處理許多設計不良問題，等處理回來，剛才想到那裡已經忘了，又得重新開始，最後設計做不好，問題更多。所以我要求所有人員把找設計工程師的電話先行過濾，對不急的電話要求對方在上午十點到十點半之間或下午三點到三點半之間打來，否則對不起不開放電話。我們經過分析發現，真正很急的事情千分之一不到。另外我也去幫採購部門作改善，他們也是叫人手不足，我發現有個很壞的習慣，就是電話拿起來之後正事不辦，就跟老闆或老闆娘聊起來，問你上次穿的那套裝很漂亮，在那裡買的？多少錢？聊了半個小時，貨還是沒有催。從那以後我規定採購員每天須檢查電腦上的資料，對還沒送來的客戶限定在一個小時內催完，他想到後面還有要催，所以講話二、三分鐘就解決，但是以前他是隨興催料，往往談半個小時，談的是天氣、衣服。從這裡可以發現，合併最大好處，就是把片片斷斷的時間，因為被切斷，不能運用的，經由合併完整的利用，然後又減少很多不必要重複作業。? ３、〔重組〕：即重新組合安排。我發現中國的主管，有個習慣，為了保險一點，看到張三來，就說這事你去做一下，李四來自然你也去做，看到王五來，也叫他去做一下，一件事有三個人在做很保險，但是，張三、李四、王五，他們的想法是反正這件事情還有另外二個人在做，不做也無所謂，結果都沒有人做，三個和尚沒水喝。重組就是把我們以前那種不同的人所做的相同工作，重新組合清除重複。那每個人負責的事情，就是他該做的，不要去冀望別人。如此一來，第一，責任明確，第二，工作負荷減輕。要把事情做好，最重要的是權責明確。如果每個人想這事情別人也在做，大家一起來，到時候出事情，亦不可能全部砍頭，那事情就做不好了。 ４、〔簡化〕：就是運用方法與工具，讓工作做得更快、更好，我想這個方法、工具也好，頗值斟酌。早期的打字機，各位可能還打過，一分鐘打幾個字，現在有用嗎？可能沒有用，但是我有次去某一所學校評鑑的時候，他們竟然還在上那個課，我問學校，為什麼還上？現在外面用不到了，他說，我們上這課才能收實習費，而且設備已經買了，不 用可惜而且要用到壞。這就是台灣教育需要改進的地方。? 所以，以上四句話共三十二個字希望各位能夠常記，我今天走南闖北，甚至到國外去做輔導，就是用這三十二個字，〔沒有絕對的不可能，凡事皆有更好方法，同中求異、異中求同