如何做一名全面的项目部综合办公室主任.docVIP

如何做一名全面的项目部办公室主任 项目部办公室的基本职能是为施工一线服务，需要搞好后勤保障和管理，尤其要给领导服好务，要让员工吃的好，休息的好，减少生活中的后顾之忧。办公室主任是衔接项目部前线后方、联系各部室关系的纽带，他的工作繁琐复杂，工作中有以下几点需要注意： 一、办公室主任工作首先需要项目主管的充分理解与大力支持。办公室主任要对公司文件精神，项目主管的管理意图、指示上传下达，要执行项目部的各项规章制度，而职务只是部级，权力有限，很多时候如果没有主管领导的鼎力支持，工作是难以开展下去的。 二、 办公室主任要对自身的位置有个正确的定位。有人说办公室主任就是“项目部头号打杂”的，这个观点比较片面，只反映了办公室工作的繁琐性和服务方面的职能。 错误的观点会让许多同志弄不清自己工作如何去开展，办公室主任应该是即有行政管理的职能，又有后勤服务的职能，在行政管理中搞服务，在服务中穿插管理。 办 公室主任考虑问题一定要全面、细致，在应对各种繁杂事务的时候，处理方法条理要清晰，要分清主次、轻重缓急。而且要有相当的忍耐力和宽容性，美国著名的西 点军校有句名言“合理的要求是训练，不合理的要求是磨练”。项目部人员素质参差不齐，人品有高有低，做为一名全面的办公室主任即要能接受上级领导的批评与 责备，还要能从容地处理与同事之间的各种关系。 办公室主任要有很强的沟通和协调能力，在项目部即要树立自己的威信，工作的时候能调动该调动的人员，同时又要保持足够的亲和力，尽可能团结同事，得到最多的支持与拥护。 三、办公室主任具体的日常工作归纳起来有如下十二点： 1、做好收发文件工作。 这 是办公室最基础的工作，是上级单位、业主、监理等文件精神上传下达的渠道，各种文件的分类、存档要严格按公司外审内审的标准制定。收文要做到分类详细，收 到文件第一时间就要给领导批示，给他们建议来决定发送的部门，该发送的发送，该传阅的传阅，绝不拖泥带水。存档的文件要按标准及时归档，按顺序排序，并建 好目录，以便日后查询。 发文不管是对内还是对外都要做到表述清楚，格式统一标准。见文如见人，特别是发给上级和外单位的文件，是代表全项目部乃至整个公司的水平，这点尤其值得注意。 2、统一建家，规范管理。 项目部的建家，从工地上的各种标志标识牌、六牌一图、各种上墙的规章制度、宣传栏，项目部各种车辆标志的制作，到项目部内部的会议室、办公室、寝室、文化活 动室、球场、餐厅、厨室、浴室的布置建设以及员工安全帽、工作服样式，项目部文件格式的制定，办公室主任都要严格把关。 优秀项目部建家的标准应该是力求符合公司及股份公司的标准，外观上严肃大气，符合统一规范；内部办公桌、椅，资料档案柜配备到位，打印机、复印机、照相机、 摄像机、投影仪、传真机，网络等现代办公设备一拥俱全，“工欲善其事，必先利其器”，先进的设备设施将有利于提高工作效率；另外为了提高员工的生活质量， 项目部应该尽可能提供篮球、乒乓球，羽毛球场地、电视、棋牌等文体娱乐设备，以丰富员工业余生活；让员工在项目部有家的感觉，从而能更安心地投入工作。 3、辅助项目部领导建立健全各种规章制度。 “没 有规矩不成方圆”， 一个成熟的项目部必须拥有一套属于自己的、完整的，科学规范的管理制度。对人员分工、员工日常行为、车辆、食堂，以及各部门具体工作流程等等都进行系统全 面的管理。办公室要在进场伊始就及时将各种规章制度归纳整理，发放宣传到位，以便项目部管理从一开始就走上科学有序的正轨。 4、考勤管理。 这是办公室日常工作中非常重要的一项。工地项目部应该是一个讲究纪律的团队，考勤管理好的项目部，纪律严明，员工工作认真积极，考勤管理不好的项目部，则作风涣散，迟到早退，工作时间睡懒觉现象频发，个别项目部还出现员工失踪几天不知去向，发现时已身亡的悲剧事件…… 有 责任心的办公室主任每天都要严查考勤，对每位员工的去向要了然于胸，心中有数，员工出差必须填出差单，而且要领导签字同意，才能准假；到月底做完考勤表， 必须在企务公开栏公示一下再交给财务造工资表，以避免考勤错误，给员工造成不必要的损失，对当月迟到、早退等违反项目部规定的处罚要一并公示，以儆效尤。 要 塑造一个良好的工作氛围，考勤管理应该秉承一个“公平、公正”的原则。在项目上，有的员工无视项目部考勤制度、工作散漫、经常迟到早退，对他们的宽容是对 那些遵守项目部制度员工的一种不公平。违规的行为如果不受处罚的话，只会令更多的员工纷纷效仿，最终将整个项目部的工作风气搞坏。 当然，考勤管理同时也要张驰有度，对不自觉员工的考勤应该特别严格，而对工作态度认真，劳累辛苦经常加班的员工可以适当宽松，通过这种调节，可以将项目部的工作氛围维持在一个良好的水平。这是办公室主任对项目部工作的一种贡献，更是自身的职责所在。 5、食堂管理。