体系于文件作业管理存在问题及改善建议.docxVIP

工 作 报 告呈：江总 经过四天对公司现行体系文件及其他相关文件查阅并与公司相关人员访谈，对公司现行体系的运行、文件的编制与管控现状有了初步的了解。兹就体系运行、文件编制及管理控制方面存在的问题提出本人的看法与建议，并根据公司的实际情况制订本人未来6个月的工作计划。敬请审阅！ 一、体系运行存在问题与改善建议 1、体系运行 1）存在问题 从访谈与查阅现行文件中了解到，公司推行的质量管理体系未能得到很好的贯彻实施。管理体系自2006年公司开始推行以来已达5年时间，2006年刚推行时施行的是ISO9001:2000版本，但公司自2009年9月起开始将原2000版转换到新的2008版，公司转版时仅只将程序文件的版本号及发布时间做了修改，并未对文件内容的适应性进行评估与修订。且公司自2008年以来管理体系的运行基本处于休克状态，在这段时间公司并没有进行内审和管理评审工作。现场的运作已经与公司体系文件的要求完全脱节。因而体系文件实际上也就成了一纸空文。 2）改善建议 针对以上问题，建议公司应重新对各流程现行的运作状况进行评估、梳理并改善，同时根据各部门的实际运作流程重新修订程序文件，使各部门的实际运作与程序文件的要求完全一致并符合ISO9001:2008各条款的要求。2、体系文件1）存在问题1.1）文件管控：根据《文件管理程序》的规定，公司当前所有管理体系文件的管控均应由厂办公室负责管理。但因公司质量管理体系未按要求运行。所以，厂办公室在体系文件的管理方面也没有按《文件管理程序》的要求予以管控，以至于体系文件管理处于失控状态。公司文件的收发与及时更新均未得到有效的控制，这样就造成体系文件管理的混乱。在相关部门需要使用文件时找不到文件而影响工作效率，从而给公司的管理运作带来困扰。1.2）文件格式： 原体系文件中《文件管理程序》的编写过于简单，程序文件只是对文件的编号、收发管理、更新废止等做了说明，并没有对文件的规范格式等作详细的说明，而各部门在编写文件时也没有按照程序文件的要求去做，以至于各部门在编写文件时仅凭各自的感觉与喜好选择文件格式，最终导致公司现存档的文件格式多样、版本杂乱无章（如：现存的作业指导书和考核表以及现在正在发行的一些通知、通告文件等）。 2）改善建议： 针对文件管控与不规范格式存在的问题，建议重新修订《文件管理程序》，将《文件管理程序》（KD/PD01）与《文件控制程序》（Q/KD201.4）进行融合，细化文件管理的各个环节，使之成为一个质量管理体系、标准化体系、技术体系均可以通用的程序文件，并要求文件管控部门对于文件的收发、换版更新、废止等须严格按照《文件管理程序》的要求执行。这样既能保证文件得到有效的控制又能保证文件版本格式的规范化。二、工作计划 未来6个月工作计划见下表： 2011年4月23日～10月30日工作计划表序号工 作 内 容开始日期完成日期备 注1修订《文件管理程序》，培训各部门管理人员、行政文职人员使其熟悉《文件管理程序》，并按程序文件要求整理、归档现有文件。 4/235/10使公司文件资料编写及归档管理规范化，并能得到有效控制。2修订公司组织架构，修订各部门职责，及岗位说明书5/117/11明确公司组织架构及各部门、岗位之工作职责。3评估各部门运作流程的有效性与合理性，改善不合理流程，并根据实际情况修订程序文件7/11 10/30使公司所有运作流程能得到有效控制，使程序文件能与公司实际运作相符合。三、结束语一套优质的管理体系如果能得到成功推行，它会使公司的管理规范化，从而提升公司的管理素质，提升公司的运作效率、社会形象及公司在市场的竞争力。但要能成功推行，必须要有强有力的执行力、持之以恒的信念和决心。如能完全按照体系程序文件的标准要求去做，并按照PDCA管理循环模式不断改进，则公司的管理效率和业绩将会得到飞速的提升。以上问题、建议和工作计划仅是本人一些不成熟的想法，敬请领导指正。 谢 谢！ 呈报人：罗文 2011年4月22日下面是“十个小故事大道理”不需要的朋友可以下载后编辑删除！！！谢谢！！！小故事1、《扁鹊的医术》　魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢?　扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。　文王再问：“那么为什么你最出名呢?　扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去;中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只 能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明， 名气因此响遍全国。　大道理：事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。　小故事2、危险的森林里　一个人在森林中漫游时，突然遇见了一