文件与资料管理程序yl-cxn-01-a0.doc

目的: 规范公司文件在流通及应用中的一致性、正确性及可追溯性。 范围: 适用于本公司质量体系中使用的各种文件资料，包括外部提供的控制文件与资料。 权责: 文件级别 文件类别 编制或收集 审查人员 核准人员 文件收发 一阶文件 质量手册 管理者代表 总经理 总经理 品管部 二阶文件 程序文件 部门经理/体系专员 体系专员 管理代表 管理代表 品管部 三阶文件 作业文件 相关岗位 部门经理 管理代表 品管部 外部文件 劳动法规：管理部； 客户标准：营销部 技术/质量标准:生产技术部 供应商标准：资财部 部门经理 无 各对口 职能部门 四阶文件 表单 随二、三阶文件一并核准 各对口 职能部门 定义：本公司文件类别区分： 4.1 质量手册:规定公司质量方针/目标/运作要求及范围的指导纲领性文件,使用对象为公司领导、 咨询公司、认证机构及客户。 4.2 程序文件:规范某组活动具体流程及运作接口的书面文件，主要使用对象为公司领导。 4.3 作业文件:确定某项工作方法及标准要求的操作性文件，主要使用对象操作岗位及管理岗位。 4.4 外来文件:有利于组织活动,由外部组织提供的所有文件.主要使用对象为对口部门及公司领导。 4.5 质量记录:用来记录质量活动结果的载体，主要使用对象部门负责人及审核机构。 4.6 质量计划:特殊项目的控制规定, 主要使用对象操作岗位及管理岗位。 5、作业内容 序 号 管理流程 部门 管理控制要求 相关表单 1 相关 部门 各部门根据体系要求及部门运作的需要策划出相应的文件清单。 2 相关部门 2.1文件编制、审批依据本文件中：3、权责，所规定执行。 2.2文件编号方法: XX-□□-□□-□□-□□ 版次（用字母表示A.0、A.1 ） 部门类别 (使用部门类别见2.2) 文件类别(见2.1) 公司英文简写 2.3文件类别: QM---手册 CX---程序文件 ZY---作业文件 BD---表单 WB---外部文件 2.4部门代号: 营销部—YX 资财部—ZC 管理部—GL 生产技术部—SJ 品管部—PG 总经办—ZJ 2.5各类文件编号详细说明: 2.5.1质量手册编号方式:XX-QM-01-A0。 2.5.2程序文件编号方式:XX-CX-流水号-版次。 2.5.3作业文件编号方式:XX-GZ-部门代码-流水号-版次。 2.5.4表格编号方式: XX-BD-部门代码-流水号-版次。 2.5.5文件制订时需统一各类文件标准化格式。 2.5.6未经核准之文件均不得擅自发行及使用。 2.5.7文件原稿由品管部统一保管、存档。 序 号 管理流程 部门 管理控制要求 相关表单 3 相关部门 3.1管理与发布 3.1.1品管部将核准之文件名称、编号、版本…登录于《文件一览表》。 3.1.2品管部依需求发行之份数拷贝,并于页面或每页次(包含附件)盖上“受控文件”“分发号”章印,发行至各使用部门,并登记于《文件分发、回收记录表》.原稿文件在背面盖上“受控文件”或不盖章由品管部统一保存。 3.1.3技术文件管理：由技术组管理盖上“技术文件受控”章印,并参见本文件要求进行。 3.1.4对外发行文件:应由转口部门向品管部申请,并作发行登录,由对外联络窗口代为签收。 3.1.5外部文件由各相关部门收集,并呈部门经理审查,核准后交品管部处登录于《文件一览表》中。 3.1.6文件保存期限:品管部应随时更新《文件一览表》及《表格清单》,并定期每季分发《文件一览表》及《表格清单》供各持有单位核对是否为最新版次。 3.1.7文件的补发管理:文件如有缺页、破损、字迹模糊或份数不够等现象,由使用单位填写《文件补发申请单》向品管部申请补发。 3.1.8电子版文档的管理 3.1.8.1电子版文档由编写部门保存，需在文控中心备份的电子文档，编写部门将最新版本备份到文控中心。 3.1.8.2如文件有更改，应同时对电子版文档做好更新，确保需在使用场所所用的电子版文档为最新有效版本；并确保电子档的任意修改，如加密或转化为PDF版本等措施。 3.1.8.3对涉及公司机密的电子版文档，各部门应与计算机管理部门沟通做好电子版文档的使用权限等保密工作。该类电子版文档如需发外，应得到部门最高主管的审批，必要时应经公司领导批准。 《文件分发、回收记录表》 《文件一览表》 序 号 管理流程 部门 管理控制要求 相关表单 3 相关部门 3.2新增和修订 3.2.1使用单位严禁擅自变更或涂改文件内容,文件内容如有不适当或有变更要求时,统一由编制单位提出申请，填写《文件新增、修订记录表》按本文件“