文件及际资料管制程序.doc

编写： 检阅： 批准： ■新增 □修改 □补发 □外发 □作废 理由： 建立ISO/TS16949品质系统，规范文件及资料的管理 。 版本 版次 变 更 履 历 编写人 生效日期 文件审批栏(在所需审批的单位前打“V”) 文件状态 □ 行政课 □ 财务课 □品质管理课 □制造技术课 □ 工程课 原文件盖章： □制造一课 □制造二课 □制造三课 □生产企划课 □工厂长 □管理者代表 □ 总 经 理 □ 董 事 长 单位标识处： 文件分发栏（在括号内填写分发之份数，不分发的单位请不要填写） 行政课（ ） 财务课（ ） 品质管理课（ ） 制造技术课（ ） 工程课（ ） 制造一课（ ） 制造二课（ ） 制造三课 仓库部 （ ） 购买课（ ） 生产企划课（ ） 工厂长（ ） 管理者代表（ ） 总经理（ ） 董事长（ ） 1 目 的 本程序的目的是为保证品质系统文件和资料的编写、发放及修订控制方法有效，使文件迅速、 正确的流通及使用,以确保各使用场所能适时获得有效之最新文件，并均在受控情况下进行。 2 适用范围 凡影响ISO／TS16949：2002品质管理系统之相关文件及资料均属之,包括手册、程序文件、工 作指引、记录表格等。 3 名词定义 3.1 受控文件：指根据客户的要求规格、质量计划和标准、及客户订单的要求条款来编写；由文控中心统一发放及有关产品质量的文件或直接用于指导生产或影响管理系统的一、二、三、四级文件。 3.1.1文控中心发出的: － ISO／TS16949：2002标准； － 规格图纸; － 有关指引; 3.1.2生产企划课编写的： － 产品包装方法； － 有关指引; 3.1.3 品质管理课编写的︰ － 通用品质计划； － 内部工程变更通知书; － 计量指导书； － ANSI/ASQC Z1.4-1993； － 因应客户要求而发出的某产品的附加程序及附加指导书; － 《检查基准书》、有关指引等; 3.1.4 制造技术课制造课编写的︰ － 各类机器设备保养维修指引及安全指引; － 作业指导书； － 有关指引; 3.1.5 仓库部编写的: - 仓库管理办法。 3.2 外发文件: 指因为业务需要,必须提供给客户或供应商之文件 。 3.3 外来文件：获取的外部单位文件，包括国家/国际标准、法律法规、客户及供方提供的图面/规范、标准等文件。 3.4 一级文件：定义工厂管理系统政策、组织权责及目标，并列举出为达成既定政策及目标之指导纲要性文件，一般为质量手册。 3.5 二级文件：是描述本公司ISO／TS16949：2002 质量系统活动的目的、范围及详细步骤，运作流程及不同流程间之关联性文件，一般为质量程序。 3.6 三级文件：依据程序文件及生产管理活动的需要,制定对工作作业、技术等细部说明之指 导文件，一般为工作指引。 3.7 四级文件：是用以记录活动的状态和可达到结果的文件，一般为质量记录。 3.8 MR：管理代表。 3.9 DMR：副管理代表。 4 相关权责 4.1 总经理：一、二级受控文件的批准。 4.2 MR：指派由谁负责受控文件的编写、修改，名字记录在页首的「编写」一栏内。 4.3 MR/DMR：负责所有受控文件管控。 4.4 单位主管：本单位三、四级受控文件的批准。 4.5 文控中心：负责所有受控文件的发放、回收等作业。 5 作业说明 5.1 受控文件资料的编写、检阅、批准. 5.1.1 每份受控文件编写人由 MR 指派，名字记录在页首的「编写」一栏内，一、二级文件的「检阅」是DMR/MR，「批准」由总经理负责，三、四级文件由单位主管批准。 5.1.2 各相关人员编写文件资料时，须遵照《文件及资料编写格式规范》规定编写规则进行，并要求文件资料内容清晰、准确． 5.1.3文件资料均须经过相关人员检阅、批准方可生效。 5.2 受控文件编号. 每个单位受控文件之编号由各单位负责编排；文控中心统一管理。 5.2.1 编号形式 （1）一级文件 （2）二级文件 （3）三阶文件 （4）四级文件 5.2.2 编号规则 （1）系统别为: 系统 代码 品质管理系统 Q （2）级别号： 阶别 代码 手册文件(一级) M 程序文件(二级) P 工作指引(三级) W 记录表格(四级) F （3）单位别: 部 门 代 码 部 门 代 码 总经理 GM 制造技术课/工程课 PT TS16949 TS 品质管理课 QA 仓库部 PM 财务课 AC 生产企划课/购买部 PP