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岗位职务说明书 秘书在工作时，永远要以领导和公司的角度去思考和处理问题。 衡量秘书工作好坏的唯一标准：是否节约了领导的时间。 任职资格： 1 品质优良，诚实豁达，吃苦耐劳，乐于奉献。 2 对事物的理解、判断力要出众，悟性高，学习能力强。 3 具有热情饱满的工作激情，工作作风踏实稳重，能严守工作纪律。 4 书面表达能力强，口头表达流畅，能熟练操作电脑。 5 外表形象健康、大方，行为举止端庄得体。 工作内容： 1 命令指示的传达（书面、口头、电话） 2 公司部门协调 3 会议记录 4 重要工作的追踪 5 简单文件的起草或录入 6 信息的收集、汇总、分类、反馈。 7 大客户的维护 8 领导事务的提醒及行程安排 9 协同领导进项商务活动 工作要积累各种好的工作经验，要培养良好的工作习惯： ——良好的习惯需要简单的重复再重复，培养好习惯是需付出努力的，保持好习惯需要付出更多的努力，甚至痛苦，但经历过后，这就是人生一笔最大的财富。 1、领导与之见面的陌生人，都要及时将对方的联系方式记下。 2、当得便条向领导传递信息原则上不超过50个字。 3、当领导手机呼叫转移时，要将重要电话或信息及时以传呼形式或短信形式反馈。 4、尽量能用书面传递信息来代替口头传递，纸条传递内容要求越简炼越好，且不需抬头和署名。（目的：节约领导时间） 5、随领导出差时，必须携带照相机，并给领导摄影留念。 6、领导单独出差，回来时秘书要去接车。 7、办公室开会时，如果公司人员，在会议室放两壶开水即可，外来客人则需15—20分钟进去添一次水。 8、发传真时，一定要与主致人亲自通话确认对方收到。（或邮件） 9、代领导向别人传话时，一定要说“特”“请”“您”等字。 10、起草传真时，要进行换位思考，替对方着想：站在对方角度考虑（是否能理解和接受传真内容）。 11、当接受领导电话指示时掉线时，应马上打过去。 12、当有客人来访，而领导不在时，应请客人将联系方式留下，并告改天另约时间。 13、向领导汇报工作时，言语要条理，先说提纲（“三件事，一……，二……，三……”），待领导指示后再做详细汇报。（因为有可能有的信息领导已知晓） 14、当有外部人员找领导时，如何应付？ 答案一：领导忙，没时间。 答案二：领导不在，您可以留下联系方式， 回头再与您联系。 答案三：很报歉，领导不在，我能帮您做些什么吗？ ——第三种回最为适宜。 14 电话汇报工作时，一定要分清：告知？协调？请示？求助？ 15 沟通技巧： 例一：“你认为我对你的工作有哪些不满意的地方？” 例二：“我认为你的工作有以下几个不足之处……” 比较：前者沟通平和，后者沟通武断； 前者沟通亲和力强，后者沟通亲和力弱； 前者沟通是让对方说，后者沟通是自己说； 前者沟通易让人接受；后者沟通不易让人接受。 16 参加会议时要将手机调成无声或震动。 17 打或接公司电话时的第一句话要自报身份。 18 工作之外事情不能占用公司电话或处理私务。 19 领导手稿传真上的“跟催人及内容”不需要输入电脑。 20 开会时，不论来什么客人都要及时告知领导。 21 每月对新进人员的工资是否到位进行询问。 22秘书什么时候要为领导及客人开车门？ —— （1） 出席欢迎仪式；（2） 宴请；（3） 领导不方便时 23领导的手机呼叫转移时，要及时迅速将重点电话内容以短消息形式或传呼形式反馈领导。 24每月底要将各副总的周报粘贴在一个文档中。 25每日手稿要在晚21：00前输入电脑，并发送领导信箱。 26随身要携带小笔记本，用于临时记录领导安排的工作要点，以示提醒。 27 案例：2001年11月5日，随同领导在普特开会，会议期间领导起草了几封给总经理的信，并要求要将原稿送到总经理手中，（但工作又要求不能离开）。处理此项工作的方法有以下几种： 等有时间再亲自去送； 先电话将信函内容念于乔总，随后再送； 叫董办司机过来取信再给乔总送去； 让领导司机送过去； 让普特派人送给乔总； 让总部办派人来取； 让乔总秘书来取； 让出租车送去。 反思：可能还有别的方法，但当时的想法是：自己没时间送，让董办司机来取。完全没有进行全面的思考，没有为一件事寻找各种解决方法来进行选择。 要培养自己全面考虑问题的思维习惯。 28 随行送客人，下车时要检查客人是否有遗留物品。 29 在传达董事长手稿或传真内容要点时，不能以自已的主观臆断的理解去说服对方。 （案例：2001年12月3日星期一上午，董事长给乔总的一份手稿中提到“建议由你来签此合同”，当乔总说由董事长签更合适时，根据自己的理解去说服乔总“此合同最好还是由您来签”。 分析：这样做易曲解董事长的意思；易造成接受信息方的曲解；从而造成信息传达的高成本，影响工作效率。） 在没有听明白董事长所安排工