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提高档案管理工作效率
----条形码技术在档案管理中的应用
小组名称:档案QC小组
北京国电华北电力工程有限公司
2009年1月
目 录
小组概况-----------------------------------------------------1
选择课题-----------------------------------------------------2
现状调查-----------------------------------------------------6
设定目标-----------------------------------------------------7
原因分析-----------------------------------------------------9
确定要因-----------------------------------------------------10
制定对策-----------------------------------------------------12
实施措施-----------------------------------------------------16
效果检查-----------------------------------------------------22
巩固措施-----------------------------------------------------24
总结与打算--------------------------------------------24
1 小组概况
1.1 注册登记
小组名称 档案QC小组 所在部门 信息部 成立时间 2008年2月 小组类型 攻关类 登记日期 2008年2月 注册编号
1.2小组成员
序号 姓名 性别 年龄 文化程度 职称 小组分工 1 吕 建 男 48 本科 高工 指导:协调、指导项目执行情况 2 甘立梅 女 37 专科 助理馆员 组长:组织学习、活动记录、组织实施、成果发布等 3 张 炜 女 38 本科 工程师 组员:参加讨论,试用、实施等 4 马金荣 女 51 专科 副研究馆员 组员:档案技术负责人,负责需求分析、现场论证等 5 白胜兰 女 36 本科 高工 组员:负责技术支持,对出图进行监控及生成条码 6 梁晓凤 女 26 本科 初级 组员:参加讨论,提供紫光系统与条形码系统接口及数据库表内容
1.3活动情况
立题日期 2008年2月20日 活动日期 2008年2月20日—12月31日 活动次数 15次 活动时间 10个月 平均受TQC教育 50小时 出勤率 98%
以上图表制表:甘立梅 2008.02.20
2 选择课题
2.1选题理由 ⒈保质保量完成工作任务
⒉对现有工作技术手段进行改进,用先进技术提高工作效率。
部门目标
目前公司业务拓展迅速,各种档案的数量以每年30%的速度急剧增加,而工作人员得不到补充。制约了对知识的管理,对业务发展不利。
调查研究 2、档案管理系统运行稳定,但不能拓展更多的业务范围,在使用上还有不便之处。
3、现有工作流程中有一些可进行简化,有可改进的可行性。
4、对编码技术等一些可用于档案管理的技术从安全、效率、技术手段等方面进行调查研究,有些技术可以运用到我公司档案管理当中。
确定课题 通过分析,可以看出现有管理系统、管理手段、管理技术都有可改进的地方。因此小组成员一致认为:本次QC课题是优化流程,应用条形码技术,全面提高档案管理工作效率。
2.2制定计划
本小组按PDCA四阶段八步骤,确定了活动内容、目标、进度等(见下表):
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