九段秘书高效会议管理讲述.ppt

Why 我们 会这样 为什么 ——九段秘书 集团办 请问法师 该做的都做了 人员通知了 资料也发了 精神传达了 怎么？？？ 工资不涨呢？ 你通知所有人了吗 开会 通知了 你通知所有人了吗 你会议室准备好了吗 你把材料下发了吗 准备了 下发了 如果实到人数少了 是你的问题 还是参会人的问题呢 应到40人 实到40人 设想 结果 应到40人 实到20人 ? ? ? 举个实例 请看视频 为了让你更明白 设 想 场景一 中旭培训 老大，我通知过了，我也不清楚怎么回事 小杨！开会陈总怎么没来？ 陈总，老大说下午开会 中旭培训 小李，投影仪怎么打不开！！ 发通知 发通知 发通知 老大，我忘试了 中旭培训 老大，我不知道。。。 小张，说说这次会议的主题和精神 中旭培训 小顾，照相机呢？来个合影! 老大，我忘带了！ 戴主任！ 拉回去好好训训！ 场景二 中旭培训 老大，所有人全部 到会，无特殊情况 请问会议通知收到了吗，有什么问题吗？请准时参加！ 会议室、投影仪、话筒全部准备好了，老大，请指示！ 会议主题就是学习中旭培训中的职业化和责任！ 老大！看这边！我拍啦！茄子！ 戴主任！ 拉回去涨工资！ 结果思维重于泰山啊！ 精 英 团 队 XX集团 场景三 ? ? ? 秘书总会说：我忘记了！ 秘书总会说：我通知了！ 秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总会说：我太忙了！ 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题 来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意…… Why 秘书 会这样 为什么 ? 结果思维重于泰山啊！ 好 秘 书 一个优秀的秘书： 有追求 负责任 重视细节…… 结果思维 九段秘书 请看详细分解 什么是结果思维？ 总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议 什么是任务？ 什么是结果？ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 一到九段秘书会给出不一样的答案 发通知 1 ——只接受任务，叫做什么就做什么 Email Phone Board 满足部分期望 1 一段秘书 发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议 二段秘书 2 确认下明天的会议 好的 2 发通知后，再打电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到 落实到人 抓落实 三段秘书 3 会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参加会议的人，立即汇报给总经理 保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整 3 重检查 四段秘书 4 四段秘书才基本算是称职！ 1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位 3 会前测试投影仪、电脑等设备显示是否正常 勤准备 喜欢 五段秘书 5 了解会议的性质及议题 将相关资料发给与会者 这样的秘书比较讨上级 细准备 六段秘书 做记录 6 做好详细 会议记录 有时还需做录音备份 6