运用生命周期模型 全过程控制电子档案信息安全方案.pptVIP

* * 运用生命周期模型 全 过 程 控 制 电 子 档 案 信 息 安 全 重钢档案馆 张兵 2010.11 EMAIL:chdzb125@126.com 电子档案 经鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 电子档案信息 指来源于电子档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运行状态、方式及其规律的征象或知识。它包含三层内容：①指关于电子档案的信息，如电子档案的载体信息、支持软件及软、硬件说明；②指电子档案的内容信息；③指电子档案的目录、索引等再生信息。 生命周期(Life Cycle)的概念应用很广泛，特别是在政治、经济、环境、技术、社会等诸多领域经常出现， 其基本涵义可以通俗地理解为“从摇篮到坟墓”(Cradle-to-Grave)的整个过程。 电子档案的生命周期 包括三个阶段： (1)电子档案的产生，即采集著录阶段。 这个阶段根据电子档案的来源不同分为两种，一种是通过扫描形成，如对纸质文书档案、工程图纸、传统照片的扫描；一种是电子文件直接归档，如办公自动化归档、ERP归档、数码照片归档等。另外，这个阶段除了采集工作之外，还有重要的著录工作。 （2）电子档案的使用过程，即检索利用阶段。 这个阶段，电子档案保存在档案数据服务器上，一般通过B/S模式的构建，让利用者通过网页来实现检索和利用。 （3）最后一个阶段是电子档案的消亡，即鉴定销毁阶段。 本阶段是对失去利用保存价值的电子档案进行鉴定销毁。 电子档案信息安全 包含①数据安全 ②数据处理安全 ③数据存储安全 ④计算机网络安全 ⑤数据检索安全。 笔者将电子档案的安全定义外延扩大，将数据检索的准确性和查全率纳入数据安全的范畴。 原因在于，如果电子档案查询不到或不全，其实际效果等同于数据损坏。 1.电子档案的采集著录阶段 1.1首先从电子档案的产生控制其数据安全。 1.1.1对于扫描类的电子档案，应该从扫描场所、扫描设备及软件、扫描数据质量等方面保障数据安全。 1.1.2对于电子文件直接归档的电子档案，应该在办公自动化系统与档案管理系统的接口、电子文件的数据格式、附属信息、数据拷贝等方面控制数据安全。 1.1.3 加强档案数字化加工的过程控制。 1.1.4对扫描和接收进馆的电子档案进行及时备份。 1.2其次从电子档案的著录控制其数据安全。 1.2.1电子档案的著录与传统档案著录有很大差别，传统文献著录规范已经不完全适用于电子档案的著录。笔者认为应该依据《档案著录规则》，结合元数据标准，构架科学合理的著录系统。 1.2.2著录采用C/S模式，严格控制档案人员的内部著录权限。建立著录手册，在对电子档案进行著录时，必须将各个著录项填写规范，文件挂接准确。 1.2.3传统的档案整编是对案卷载体的整编，而信息化时代的档案整编应该是对档案载体所承载的信息的整编、提炼。 2.电子档案的检索利用阶段 2.1系统安全 2.2电子档案数据存储安全 2.2.1在线电子档案信息的存储与同步备份 2.2.2与INTERNET物理隔绝的电子档案信息的存储，即静态备份 2.3数据检索安全 按岗位定制检索界面，以知识管理器的方式查看信息 提供专题性的档案信息打包服务 执行严格的权限管理，一般用户通过B/S模式，在前台进行数据检索；高级用户通过C/S模式，可以直接在后台进行检索。 通过检索方式、索引技术、数据库技术和编程技术来保障检索速度、查全率和查准率。 档案管理系统必须提供强大的检索功能，具备布尔检索、模糊检索，满足自然语言检索的准确率和查全率，实现跨库检索、全文检索。检索界面应该简单明了、易学易用。检索结果经过适当加工，做到格式清晰、有条理性，浏览功能要便捷，主持多媒体，实现所看即所得。 *