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公文格式及公文写作 沈阳分院综合办公室 加强公文处理工作的意义 　　　适应改革开放形势的需要，更好地与国际贯例接轨。 　 　提高科学化规范化管理水平，适应全院实施ARP系统管理的要求。 　 　提升单位管理水平和对外形象，提高工作效率，减少重复劳动。 　 　　 主要内容　　　 一、公文用纸主要技术指标 　 　质量：60g－80g胶版印刷纸或复印纸 　幅面：A4型纸（210mm×297mm） 　天头：37mm（上下） 　订口：28mm（左右） 　版心：156mm×225mm 二、排版规格与印制要求 标题用2号小标或黑体字 正文用3号仿宋体字 每页排22行，每行排28字 双面印刷，左侧装订 订位在左侧上下各1／4处 三、公文各要素的组成 眉首：份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人姓名 　主体：标题、主送、正文、附件、日期、印章、说明、附注 　版记：主题词、抄送、印发机关和日期、反线 四、公文的基本要求 　公文内容要求 　　　应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。如： 　对原有政策、规定进行调整修订，应在颁布新的政策、规定时对原有政策、规定予以废止。 四、公文的基本要求 　文字表达 　　 公文应情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。 　　　公文中人名、地名、数字、引文、日期要准确。 　　引用公文应先引标题，后引发文字号。 　　引用外文应注明中文含义。 　　日期应写明具体的年、月、日。 四、公文的基本要求 　　　公文结构层次：原则上不超过四层 　　　一、　（一）　1.　（1）　 　　　非规范化简称：应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。 　　　数字的使用：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。 四、公文的基本要求 　　文种的确定：根据行文目的、发文单位与主送单位或部门的行文关系确定。 　　行文关系：应根据单位或部门隶属关系和职权范围确定。不得越级请示，不应以单位名义或单位领导个人名义向上级领导个人报送公文。 四、公文的基本要求 　　　　附件：附件是用于补充说明正文的文字材料。在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。 　　　主题词：由反映公文内容的类别词、类属词和文种组成。一般由3－5个词条组成。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。 五、不规范公文病例分析 1、内容和要求上不规范：请示报告不分，上行文不签发，一文数事、引文不标出处、附件不规范、简称不规范、数字使用不规范、结束语不规范。 　　2、行文关系不规范：越级上报、送领导个人文件、多头主送、不按职权范围送文、会签部门不全执行困难。 　　3、公文格式不规范：白条子文件、版式标题不规范、排版、主题词任意编写、落款用语不准确等。 公文写作 1、通知的写法 　 通知是众多公文中使用范围最广，使用频率最高的文种。 　批示性通知 　指示性通知 　 事务性通知 　 会议通知 　 任免通知 1、通知的写法 　　通知由标题、主送机关、正文、落款四部分组成 　标题：发文机关、事由、文种。 　　　1、国务院关于发布《公文处理办法》的通知 　　　2、沈阳分院关于开展安全工作大检查的通知 　　　3、沈阳自动化所关于聘任×××同志专业技术职务的通知 2、会议纪要的写法 　　　会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的纪实性公文。可上报、下发及同级交流，具有内容的纪实性、高度的概括性和较强的指导性的特点。 　　　会议纪要主要分为办公会议纪要和专项会议纪要两种。 2、会议纪要的写法 　会议纪要主要由标题和正文两部分组成 　　 　　标题：会议名称加文种。 　　正文：1、会议概况 　　　　　2、会议主要内容、议题 　　　　　3、会议结果、决议 2、会议纪要的写法 　　　1、会议概况 　　　会议主办单位、时间、地点、参加人员、会期、主持人、主要议程等。 　　　2、会议议题和结果 　　　单项议题和多项议题要分列清楚。 　　　议决问题和未决问题要分列清楚。 　　　如：会议指出；会议原则同意；会议强调；会议要求；会议议定；个别同志认为；会议暂未决定等。 3、请示的写法 　　　请示是向上级机关请求指示、批准时使用的上行文种。分为两类： 　　　直接性请示：直接向上级请求批准某事项。 　　　批转性请示：把某一