2014程序文件修订.docVIP

文件控制程序 1目的 确保与质量管理体系有关的所有文件和资料（包括外来文件）都得到有效控制；确保各相关部门均使用现行文件的有效版本，特制定本程序。 2适用范围 本程序对质量管理体系有关的所有文件和资料的评审、批准、编目、发布、实施、更改等事宜做出了明文规定。 3职责 3.1 文件适宜性由相关使用部门主管负责评审 3.2 文件和资料审核、批准之权限 3.2.1质量手册由管理者代表、总经理审核，董事长批准； 3.2.2 质量管理程序文件由管理者代表、总经理审核，董事长批准； 3.2.3 质量管理体系三层文件由各部门主管审核，会议讨论通过后总经理审核、董事长批准(相应文件特别说明除外)； 3.3 所有批准文件由公司综合管理办公室统一编目、存档、发布。 3.4 工程技术文件由工程管理部或分公司管理。 4工作程序 4.1文件控制范围 应控制质量管理体系文件的范围： 质量手册包括质量方针和质量目标； 质量管理程序文件； 质量管理三层文件； 质量记录表格。 4.2 文件编制 4.2.1 质量手册 质量手册由管理者代表组织综合管理办公室进行编制。 4.2.2 质量管理程序文件 质量管理程序文件由管理者代表组织各部门人员进行编制。 4.2.3 质量管理三层文件 质量管理三层文件由各相关部门主管或其授权代表负责编制，收集、整理。 4.2.4 质量记录表格 质量记录表格由相应质量管理程序文件和三层文件编制人员负责编制。 4.3 文件审核、批准和适宜性评审 4.3.1 依据本程序3.2条款审核、批准权限，编制部门主管将文件草案和《文件制定、修订评审表》报送。审批人员对文件进行审批。若审批通过，则执行4.4条款；若审批不通过，则应对该文件进行修改，并重新依据4.3条款执行。 4.3.2 所有在用文件，编制部门主管应组织相关部门主管对文件进行适时评审，确定文件是否进行修改，予以修改则按本程序4.5文件更改。 4.4 文件发布 文件发布按其密级分为OA办公网上发布他和纸质文件发布两种形式，审批流程一致。公司级文件和部门级文件的发布执行《公文管理办法》。 4.4.1 编制部门主管将通过审批的文件草案传递至综合管理办公室资料员。 4.4.2 综合管理办公室资料员按规定对该文件予以编目。 4.4.3 依据《文件制定、修订评审表》发放范围，综合管理办公室对文件进行发放。 4.4.4文件封面根据密级程度盖章，以作为有效受控标识，综合管理办公室资料员依据《文件制定、修订评审表》分发范围发放，并填制《发文登记表》。 4.5 文件更改流程 4.5.1文件更改 文件和资料若核查不符合要求而需要更改时，需更改部门/人员在《文件制定、修订评审表》中填制修改的详细内容，若有必要，则应填写修订理由。 4.5.2 更改文件审批 参见本程序4.3.1条款，应填制相应《文件制定、修订评审表》。如果审批未执行3.2条款，受委托部门应得到相应的背景材料。 4.5.3 更改文件发布 修订部门主管将通过审批的文件及《文件制定、修订评审表》传递至综合管理办公室资料员，根据《发文登记表》中的规定的内容发放范围/数量，打印/复印所需份数，并于受控文件封面盖上密级章，以作为有效受控标识，修订的文件按《文件制定、修订评审表》要求打印修订。 a)若更改为某一文件的某一页，综合管理办公室资料员依据原页次《发文登记表》的分发范围，发放标明修改状态的新文件页，同时收回失效版本旧文件页，并填制相应《发文登记表》页次栏。OA办系统发文的，失效的文件以新文件的形式公告，不再回收。 b)若某一文件换版，综合管理办公室资料员则依据原文件《发文登记表》的分发范围，发放标明修改状态的新文件，同时收回失效版本旧文件，并填制一页新的《发文登记表》，旧的相应《发文登记表》要妥善保管。OA办系统发文的，失效的文件以新文件的形式公告，不再回收。 4.5.4 综合管理办公室资料员汇总《文件制定、修订评审表》，说明现行文件的修订状态，利于管理。 4.6 文件作废流程 4.6.1文件作废 文件和资料若核查不适宜而需作废时，主管部门/人员将作废原因填制《文件制定、修订评审表》。 4.6.2 文件审批 参见本程序4.3.1条款，审批结束。 4.6.3 文件作废实施 部门主管将通过审批的《文件制定、修订评审表》传递至综合管理办公室资料员，由其依据《发文登记表》，收回所有原已发放的该作废文件。 4.7 作废文件处置 4.7.1 发放新文件（页）并及时收回作废文件（页）,加盖“作废文件”章，防止继续使用。OA办系统发文的，失效的文件以新文件的形式公告，不再回收。 4.7.2 作废文件（页）若归档保存，综合管理办公室资料员应于作废文件每一页盖上“作废文件”章，列入《文件销毁