厦门市新华书店应用合强OA案例.doc

厦门市新华书店（简称市店）成立于1958年，是全民所有制企业化管理的事业单位。全店以图书为主，多种经营为辅，经营项目包括图书、报刊、音像制品、文化用品、会计账簿、晒图复印等。为厦门市两个文明建设作出了积极的贡献，多次受到省市及国家有关新闻出版部门的表彰奖励，在同行业中拥有较高的知名度。面对竞争激烈的图书市场，市店始终坚持走扩大外延改造内涵之路，不断深化企业内部改革，健全完善内部管理制度，加大网点建设的力度，建成了辐射全市的发行网络，城乡网点统一实行连锁经营。组建内部计算机业务网络系统，努力实现物质技术设备和管理手段额度现代化。 　　单位规模的迅速扩展给管理带来了巨大挑战，也带来了一些问题，如：市店各部门与分布于全市各网点间因信息沟通交流不畅、文件传递不及时、行政事务处理过程复杂、资源共享与利用不足等问题，导致整体劳动强度、出错率、办公成本都呈快速增长，而效率却无相应增长等情况。为了求得更快的发展和加入WTO后的竞争优势，保持良好的发展势头，市店在企业信息化建设方面也进行了不懈的探索，成功完成了市店对外网站、财务系统、图书库存管理系统等建设，在信息化方面取得了不俗的成绩。正是在这种背景下，为根本解决上述问题，启动办公自动化系统建设，成为市店深化管理的一大重要举措。 　　2001年7月，市店通过内部招标择优购买了合强OA2000办公自动化软件，该软件具国内领先的通用性、易用性、实用性等特点，是一个较为成熟和进步的综合内部办公信息系统。仅一个月多，合强即完成了对市店办公自动化系统的应用规划、实施与培训、调整与试用等工作，8月初，办公自动化系统即顺利投入应用。随着信息技术发展和管理进步，办公自动化系统也在经历着提升和改善，2002年7月，完成了系统由合强OA2000办公自动化软件（V2.2版）向合强智能办公系统V3.0的升级工作。 　　二、系统安装 　　（一）网络规划 　　在建设OA系统前，市店已拥有完善的网络资源，实现了全市各网点与总部的顺畅连接。为确保OA系统顺利应用，市店选择HP LH3型服务器作为OA系统专用服务器（PⅢ500双CPU，256MB内存，磁盘阵列，全双工），放置于市店总店信息中心。根据市店单位特点，在Domino网络规划上，设定单一网络域，单一组织，用户数200，其中外部网点用户数90个。OA系统不但支持局域网内用户，而且存在多个外部网点，其中，与市店总店专线连接的门市有2个，采用ADSL或拔号方式连接的有7个。 　　 　　（二）命名方案 　　市店OA系统应用的平台是Lotus Domino R5.08，其命名方案如下： 　　 （三）用户注册 　　全店现有在职员工366人，OA系统并行用户数为200个，经注册用户将加入公用通讯录内，各用户拥有一个用户标识符（ID）文件，用来唯一标识用户身份，决定了用户所具有的权限，此外，每个用户都分配有一个专用邮箱文件，各邮箱的空间最大值为50MB。 　　（四）OA系统安装 　　合强智能办公系统是个完全产品化的软件，安装过程简单，只需要安装在Domino服务器数据目录内，做到客户端零维护。系统提供了C/S和B/S两种运行模式，多数用户使用B/S模式访问OA系统，特别是各网点，通过拔号、宽带等方式，以B/S方式远程登录市店总部的OA系统，维护简单，访问快捷简便。 　　三、系统主要应用设置 　　 　　（一）组织机构设置 　　市店内部设有经理室、办公室、人事政工部、计财部、图书业务部、电脑室、储运部、课本发行部，均在一幢5层的办公楼内；下属销售部门有中山、莲坂、厦大、鼓浪屿、集美、杏林、湖里、假日少儿、前埔等网点门市，分布于全市各区。 　　合强智能办公系统提供了“组织机构”模块，建立“部门-岗位-人员”树状图。该图具有部门可多级，一人可多岗，一岗可多人等特点，与实际部门设置情况完全一致，并且，可很好地适应未来的机构调整、人事变动需要。设置后的组织机构图是OA整个系统工作管理与权限分配的基础，可供系统各模块调用。 　　 （二）流程及表单设置 　　市店日常办公主要有收文、发文、工作月报、工作请示、广告制作、请假、签呈、联络用笺、办公设备修理申报、物品采购等流程，以下着重介绍其中的几个典型流程。 　　1、工作请示 　　市店工作请示流程主要用于各部门工作人员向上级进行工作请示和上报，其工作流程图如下图所示： 定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）： 　　第一步，流程定义，定义发文流程的基本属性，如下表所示： 第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节： 第三步，流向定义，根据实际工作流程图表明的流转特点，规划如下流向： 下图为拟稿时新建的工作请示单窗口