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如何做好新形势下档案利用服务工作 　　摘 要：随着我国信息化建设的不断进步，不仅改变着社会活动的运行方式，改变着人们的服务观念、服务方式，而且信息的收集、储存、开发利用也成为横跨社会众多行业的生产过程，变成促进社会发展的战略性资源。在这种机遇和挑战面前，如何将静态的档案信息资源通过多种渠道与方式，转换成动态的信息，快速有效地传递给利用者，最大限度地满足社会需要，成为现阶段档案工作一个急需解决的问题。 　　关键词：新形势；档案；服务；重要性 　　一、开展档案利用服务工作的重要性 　　（一）提供档案利用服务是档案基础业务工作的出发点和归宿。“利用档案”和“提供档案利用”是档案利用工作的两个方面，是对利用者和档案工作人员而言的，二者紧密相联，相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥作用，是利用工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供利用服务，充分发挥档案的内在价值和社会效益，把死档案变成活档案。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。 　　（二）利用服务工作直接关系档案工作的整体发展。档案是社会各项活动的历史真实记录，具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存管理好档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。而利用工作是对档案工作最好的宣传工作。通过利用服务工作，能扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。 　　（三）利用服务工作对档案整体工作有检验带动作用。利用服务工作如何，直接检验档案整体工作的优劣，既可以看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏，也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度。如果我们重视档案利用服务工作，及时听取采纳在利用服务中的好的反馈意见，对档案工作各项业务工作的整体均衡发展、改进和提高，必将起到极大的带动作用。 　　二、当前档案利用服务工作存在的问题 　　（一）档案门类、种类收集不齐全、不及时。主要表现为：一是内容不全。一些单位只重视红头文件的收集，忽视其他文件材料、实物的收集。二是载体单一。随着计算机技术在办公自动化中的广泛应用，档案不再仅仅是单一的纸质档案，以磁、电、光等介质为信息载体的文件资料应运而生，产生了大量的电子档案。而一些单位这些档案表现往往忽视上述档案的收集。三是被动收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在着。 　　（二）档案管理手段落后，工作效率低。长期以来，由于受经济因素的制约，再加上一些领导的认识不到位，在档案工作上仍有资金来源、装备保障、人员配备等方面不足问题，也在较大程度上影响了档案利用开发的发展。 　　（三）管理人员业务素质不高，缺乏主动超前服务意识。目前，一些单位和档案人员缺乏创新意识和创新能力，档案信息仍存在重管轻用的问题，档案利用仍处于被动状态。 　　三、做好档案利用服务工作的措施 　　（一）创新档案服务理念。首先要破除“重管理，轻服务”等做法，树立开放意识，使档案工作有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会，其次要变被动服务为面向社会的主动服务，拓宽服务渠道，改善服务功能。并用前瞻性的眼光来研究利用者潜在的需求，积极主动地为利用者提供方便快捷的超时空限制的档案信息服务。另外，还应把“以人为本”的思想贯穿于档案服务的工作中，将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足社会各界对档案信息的需要。 　　（二）固本强基，加强档案基础工作。一是加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始应归档材料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。二是加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新整理归档。由于许多接收的档案或多或少地存在页码不齐全、装订不规范、归档目录未编写等问题。因此，在接收时应严格审查，及时解决存在的各种问题。三是完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们要在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，进一步提高档案利用的工作效率。 　　（三）确立终身学习的理念。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案人员也提出了新的更高的要求。因此档案工作者必须适应时代要求，不断增强自身的学习能力，不断汲取新的知识，调整完善知识结构。同时也应该不断提高自身修养、陶冶情操，以自己的博学以及良好的职业道德赢得尊敬。 　　（四）完善档案利用服务规章制度。制度是开展档案利用服务工作