数办公室成管理作业2.docVIP

作业2 1.从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 答：（1）都应先问好，再传达自己的信息； （2）都应保持耐性、热情的态度； （3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； （4）都应简明扼要表达自己的意思。 异： （1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。 （2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。 平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。 最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。 如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。（1）按照收件人的姓名分拣； （2）按照邮件的重要性分拣； （3）按照收件部门的名称分拣。（1）上司正在开会时； （2）上司繁忙时； （3）上司即将外出时； （4）远道来访或有重要事情的来访时。工作会议注意事项 1、会议通知：会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划（紧急会议可以电话通知）。 会议通知的内容应包括如下几项： 会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。 会议时间：具体开会时间，如2009年10月30日上午9：00; 会议地点：具体开会地点，如公司本部七楼会议室（如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点摆