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档案管理暂行办法 档案划分： 一、综合类： 1、 文书档案：由办公室负责； 2、 财务档案：由财务部负责； 3、人事档案：由人力资源部负责； 4、法律纠纷档案：由法律事务部负责； 二、业务类： 1、工程建设项目档案：由建设管理部牵头，项目实施部门、合同管理部门、造价管理部门、招投标管理部门配合； 2、土地储备整治项目档案：由土地储备整治部门牵头，规划管理部门、合同管理部门配合； 3、土地开发整理项目档案：由土地开发整理部负责； 4、直属公司各类档案由公司组织整理。 管理办法 一、各部室、直属公司在工作活动中不断产生的资料在处理完毕后，必须整理立卷，定期移交给集团档案室或各公司档案室集中保管，不得由个人分散保存，任何个人不得据为己有。 二、归档资料必须齐全完整，照片、录音、摄像资料等必须同其详细的文字说明材料一起归档。 三、归档资料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。 四、归档的资料必须保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备。 五、归档的资料，其制成材料必须易于长久保存，应采用碳素墨水、蓝黑墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。 六、归档的案卷质量符合国家标准要求。 七、定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限，销毁不需要保存的档案。 八、保密档案的管理利用，密级的确定、变更和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。 九、必须保存两套档案，即电子档案和纸质档案。 十、电子档案要做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。网络归档是指将经过整理的电子资料，转入档案库；脱机载体电子资料是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。 十一、移交集团档案室的档案必须按立卷归档的要求整理。 十二、档案移交集团档案室时，移交单位应填写归档材料移交清单，一式两份，双方单位盖章、经办人签字，各留—份，以备查考。 十三、电子档案由集团档案室按照有关规定统一制作归档。移交单位应确保电子资料收集齐全，并应检查载体的质量、软件版本、有无病毒等，确保其完整性、兼容性、安全性。 十四、移交时间 （一） 综合类 1、 文书档案每年6月之前完成立卷归档，并移交公司档案室。 2、 人事档案完成立卷归档后移交公司档案室。 3、 财务档案每年6月之前完成立卷归档，在2—3年内移交公司档案室。 4、 法律纠纷档案自法律纠纷解决完毕后1个月内完成立卷归档，并移交公司档案室。 （二） 业务类 1、 工程建设档案在工程竣工结算后3个月内移交公司档案室。 2、 土地储备整治项目，每宗土地出让并交地、对方付款完毕后3个月内将档案移交公司档案室。 3、 土地开发整理项目档案在竣工验收并取得新增耕地证书后3个月内移交公司档案室。 以上档案按照国家和市档案管理部门的要求移交。 十五、档案的整理、归档和移交情况纳入年度目标考核内容。 十六、档案保管期限分永久、定期两种，定期分为30年和10年。确定保管期限的原则是： （一） 反映公司主要职能和重要经营活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存； （二） 反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为定期保存，其期限为30年； （三） 对企业在一定时期内有参考利用价值的档案，定为定期保存，其期限为10年。 十七、建立、健全档案检索工具体系，编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录；建立档案数据库，实现档案的计算机检索。 十八、建立档案统计制度。档案的统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。集团的统计工作要以原始记录为依据，做到准确、可靠。 十九、查阅、复印和摘录档案，必须经分管领导批准同意。 二十、销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册。提出销毁报告，报经公司分管领导审批，保存期限为30年的档案销毁还应报主要集团审批。未经批准同意，任何部门和个人不得任意处置和销毁档案。 二十一、定期对档案保存情况进行检查，并做好检查情况及处理记录。对霉烂、虫蛀、破损字迹褪变的档案以及发现问题的电子档案，应当及时采取有效措施进行抢救。 二十二、档案室应具备防火、防盗、防尘、防潮、防蛀、防高温，防御有害生物、有害气体的条件和设施，确保档案的安全。 二十三、公司档案管理所需经费，列入集团年度财务预算计划。 二十四、有下列行为之一的，根据造成的影响和损失，严格追究相关人员责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任： （一） 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料拒为己有，拒绝向档案管理部门提供归档的； （二） 拒不按照规定向上级档案馆移交档案的； （三） 明知所保管的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； （四） 擅自扩大档案接收范围的； （五） 不按照规定提供档案查阅的； （六） 擅自提供、抄录、公布