(销售部门库存管理和退换货作业规范(试行).doc

销售部门库存管理 和 退货管理作业规范 发行日期 版本 修改内容 2011-7-28 V1.0 原版 1 目的 为了更好的服务客户，及时满足客户临时紧急小订单的需求，加快售后服务响应速度，提高市场竞争力，规范库存管理和售后产品配件的管理。 规范退货流程，提高工作效率，减少浪费。进一步对产品零部件损坏原因的分析，提高产品质量。 2 范围 销售部门、市场部、商务部、财务部、品管部。 3 工作职责 销售部门：负责所在部门的备货申请、库存管理、库存盘点、售后服务记录和产品配件的回收登记和管理、负责退货的申请和退货的发运。 市场部：负责确认销售部门调拨新产品或样品的需求；负责退货申请的核实和确认；负责组织退货产品及配件反映出的产品质量整改。 商务部：负责备货申请的确认、调拨和发货；负责退货过程的跟踪和反馈；负责库存盘点和核销。 品管部：负责退货产品及配件的检测和输出检测报告。 4 工作内容 4.1 库存备货原则 4.1.1备库产品及配件：各销售部门备库存的产品及产品配件仅限于公司的标配产品及配件。 4.1.2备货数量： 4.1.2.1每批次备货数量：单个固定产品数量不超过10套，单个便携移动产品数量不超过20套。 4.1.2.2若与经销商合作方式的，根据市场进展及订单进展情况，则要求经销商进行自行备货（包括产品和配件），经销商所备货遵循先款后货原则。 4.1.2.3 维修用产品配件数量：每批次产品配件备货的比例按所备灯具金额的10%以内折算。 4.1.3 运输方式：为降低产品综合成本，备货产品及产品配件必须走汽运或铁运，或随订单货物发运。若为发往海外的产品及配件，其运输方式则采取海运、汽运和铁路运输，产品配件的备货必须随同批次备货产品一同发运。 4.1.4 出口方式：若备货产品及配件是发往海外的，则必须按正常出口报关，保证货物在当地的合法身份和公司利益。 4.1.5 费用原则：国内销售部门由此产生的运输费由公司垫付；发往海外的由此产生的费用则由经销商支付，遵循先款后货原则。 4.1.6 库存周转和监控：各销售部门的备货库存原则上必须在90天内销售完毕，剩余库存数量不足30%时，可再次发起备货申请。商务部每月5日前必须统计上月《销售部门库龄表》，对各销售部门的备货不足或库存周转缓慢提出预警信号，并报给销售总监或分管副总经理。 4.2 退货产品及配件界定原则 各销售部门退货的产品及配件主要包括以下几种情况。 (A)各销售部门积压产品及配件：由于销售部门对市场情况判断失误等原因造成调拨产品及配件积压，积压产品（必须未开箱使用且包装完好）在半年内未销售且短期内无销售意向的，可向商务部提出退货申请或由商务部直接发出退回指令，其退回的运输费用以及折旧费由销售部门经理或主管（管理职能）个人承担。 (B) 不适用样品：一年以上无销售产品的样灯，销售部门可向商务部提出退货申请。 (C) 公司正式通知要求召回产品及配件。 (D) 维修后的产品及配件。 (E) 损坏的产品及配件、以及工具、仪器仪表、工具箱等：保用期内产品正常使用损坏的产品和配件，以及过保产品损坏配件或客户废弃配件。 4.3 备货产品及配件调拨管理 4.2.1各销售部门根据市场进展情况，制定好所在部门的备货计划，并填写《销售部门市场开发进度和备货申请表》，经销售部门经理或主管（管理职能）审核申请资料的真实性、完整性后，发商务部就库存数据进行核对，核对无误后发销售总监或分管副总经理审批，审批通过后转商务部进行货物调拨执行、并跟踪发货。 4.2.2 若《销售部门市场开发进度和备货申请表》中涉及到未正式发布的公司标配产品，则首先发市场部经理审核确认可行后，经销售总监或分管副总经理审批，通过后转商务部进行调拨执行和跟踪发货。 4.4 备货产品及配件库存管理 4.3.1 各销售部门入库管理 4.3.1.1公司出厂产品必须带有出厂编号。对于装箱产品为同一类产品，则按照连续出厂编号装箱。封箱后，仓库须将产品的物料编码及出厂编号列出清单粘贴在纸箱正面位置及留存一份在纸箱内，并将对照清单做好出库记录。 4.3.1.2对于装箱产品不为同一类产品，则以各类产品连续编号装箱。封箱后，仓库将各类产品的物料编码及出厂编号列出清单粘贴在纸箱正面位置及留存一份在纸箱内，并将对照清单做好出库记录。 4.3.1.3货物分配发运之日起即作为各销售部门入库处理。商务部必须对各销售部门所有已调拨货物及时查询并逐笔跟踪直至货物到指定地点，如有异常应立即协调处理。 4.3.2 各销售部门出库管理 4.3.2.1各销售部门经理或主管（管理职能）针对自身部门的库存产品或配件在按合同转正式销售时，必须按照“先进先出”的原则出库，并将