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领导力的本钱──时间管理 主讲：梁颂佩 时间之所以不够用， 往往是因为它未被善用； 高效率领导人珍惜时间， 绝不使自己陷入不敷使用之窘境； 了解自己的习惯， 巧用最佳的帮手， 时间管理帮助你随时进入状况！ 秘笈1：灵活掌控工作 　　身为领导人，你是否觉得时间总是不够用？ 　　如果你其实并没有那么忙，却又担心太悠闲会显得自己过于无足轻重，因此以稍微夸大的手法来表现自己的话，那么自然另当别论，否则，时间不够用的责任通常正是出在你身上。 　　若是未曾经过妥善规画，时间又怎么会听你指挥呢？ 　　有些领导人看起来似乎总是忙得不得了，一下子要开会，一下子要和客户见面，一下子要巡视工厂，还得应付许多突如其来的状况及预定的工作进步，一环紧扣一环，不可预测的状况又总是阻碍了它的进行，造成的结果是工作绩效不如预期，并且被迫一再向后延。 　　换句话说，有些领导人看来似乎常常要事缠身，实质原因是出在他的效率低落。所以，展现工作实力的方式应该是妥善安排时间，而不是让自己忙得团团转。 　　解决这个问题的方法很简单。 　　首先，清楚判断做一件事情所需的时间，然后想出可以更快速完成它的各种可能方法，也就是一般人都知道，可是却不一定做得到的──节省时间。 　　这个方法听起来似乎不值一提，但是一旦你做每件事情都很在乎更有效率的作法，你就会变得更能掌握住事情的本质及重点，久而久之，你所得到的除了累积下来的大量可兹利用时间之外，还将包括更强的理解力及掌控工作流程的能力。 　　还有一点也很重要，那就是严格要求自己在预定时间内完成工作，否则的话，时间设定得再短都没用。 　　不要让前一个因拖延而无法完成的工作阻碍了你预定进行的下一个工作，不得已的情况之下，不妨暂时停止前一个未完成的工作。这么做虽然难免带来一些损失，可是会督促你更快习惯按照计划完成工作，长远来说还是值得的。 　　至于突发状况的处理方法，称职的领导人知道不应该它打乱了自己的工作步调，并且最好的因应方式就是等到有空再办；如果是较紧急的情况，那么你不妨把它放在自己的空档时间来处理。 　　灵活掌控工作并不难，可别因小失大反而被一些琐事给控制，成了没有效率的领导人了。注意，你的行事风格不但随时暴露在部属面前，且通常都带有示范作用。 秘笈2：谢绝外来干扰 　　许多领导人为了充分利用时间，往往一早就投入工作之中，可是直到休息时间已至，进度仍然不如人意。想想看，原因是不是出在你允许别人随时来打扰你？ 　　很明显的，如果你不主动设防，部属或者商业往来的客户们想必都很乐意前来拜访，或是请你就某些状况下决定。遇到这种情形，不拨出个半小时恐怕是无法解决的。 　　顺手接个电话也一样。内容或许涉及业务，或者可能只是闲扯交际，可是挂上电话之后你很容易就会发现，自己的半小时又飞了。 　　其实，与人面谈、洽商或一起工作都是无法避免的，但你最好能事先准备一个确保自己可以安心工作的环境。 　　首先，如果你拥有私人秘书，那么当然可以藉此作为你的第一道防线，请他（或她）帮你接电话、挡掉不速之客或者代打电话；要是你没有这个配备，那么你的门就是最佳挡箭牌。 　　许多领导人为了显示自己的「民主领导」风格，所以总是「门户开放」，以方便部属任何时候前来沟通。但是如此一来，你势必浪费自己许多时间听取意见、回答问题、解决麻烦，甚至听人发牢骚。 　　所以，如果你无法在预定时间内完成工作，很可能就是你受了太多干扰所致，在此建议你试试几个小技巧。 　　首先，当不速之客走进你的办公室时，你最好马上站起来和他谈话，避免让他走到面前坐下来，否则的话，你势必得花上很长时间才能摆平他。你不妨告诉对方自己正要出去，顺便在问口作个简短的交谈。 　　或者，假使来者真有要事磋商，请他给你几分钟，然后你再到他的办公室去，这样才能控制谈话的时间。 　　如果你必须时常接受部属的咨询，那么就公开一段时间专门受理，并且宣布自己在这段时间内一定有空，其他时间则非请勿入。如此一来，即使门户并不那么紧闭，也不致于浪费你的时间了。 　　最后提醒你一点，尽量把办公室摆设减到最少。假如你在办公桌摆了一张舒适的沙发椅，来者停留的时间可能就会较预定长很多，即使对方并不是有意这样做。 　　身为领导人的你当然无法避免与部属之间的接触，不速之客的造访、适度的闲谈也都是无法预期的；更何况，有时候经由几次非正式的谈话，甚至还可以省去一场冗长的正式会议。 　　只不过在这之前，你必须先分清哪些造访是必要的，哪些则只是干扰罢了。只要你是个尊重别人时间分配的人，他人必定也会以同等的态度对你。 秘笈3：数字说明一切 　　高效率领导人不但致力于「人」的管理，也成功的管理属于自己的时间，他们对时间有正确认知及态度。 　　一般人通常都很缺乏时间判断力，他们对于时间顶多只有一种看法，不是做什么事都受制于时间，就是完全不在乎时