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採購作業之控制 採購績效評估與控制 採購功能的績效評估： 　　採購績效是指採購任務或目標實際執行的結果。企業對於任務要求的不同，將影響其對績效評估方法的選擇。我們可從績效評估的目的、績效衡量的指標、指標所依據的標准，以及擔任績效評估人員等方面，來了解採購績效評估的制度。 1.採購績效評估目的 （1）改進績效：確定目前的實際情況，以決定改進未來績效方向及方式，使採購功能充分發揮效果。 （2）作為個人或部門評價的資料：良好的績效評估方法，應能將採購部門的績效，獨立於其他部門而顯現出來，並反映採購人員的個人表現，作為各種人事考核的依據。 （3）有助於人員甄選與訓練：透過標准建立，評估方法的訂定，有助於招募、甄選、訓練等政策的推行，並使人員有依循的方向。 （4）改進部門關系及組織運作的規律性：明確的績效指標，使各部門的權責均適當地歸屬，減低部門間彼此諉責的沖突。對於大規模的公司而言，尤其需要靠借明晰的目標及正確地績效評估，以維持組織的正常運作，並確定結果與目標的一致程度。 提高人員的士氣：有效且公平的績效評估制度，使人員的努力成果能獲得適當的回饋。對於採購人員而言，能透過績效評估反映採購功能對公司利潤的貢獻，尤其能提高人員的士氣。 2.績效衡量的指標 （1）作業性採購績效：這是對採購部門最典型的績效要求，亦即採購職上所謂5R的滿足：Right Time(適時)、Right Quantity(適量)、Right Quality(適質)、Right Price（適價）、Right Place(適地)。 品質績效：採購的品質績效可由驗收或生產記錄來判斷。前者是係指供應商交貨時，為公司所接受（或拒收）的採購項目數量或百分比；後者則是交貨後在生產過程中的發現品質不合的項目數量或百分比。 數量績效：採購項目的數量績效，常與價格績效發生相互兌換的作用。採購人員為爭取數量折扣，以達到價格上的經濟性，卻可能導致存貨過多，甚至發生呆料廢料的情況。 時機績效：這項指標用以衡量採購人員處理訂單的效率，及對於供應商交貨時間的控制。延遲交貨，固然可能形成缺貨現象，但是提早交貨，也可能導致買方不必要的存貨成本。 價格績效：採購的價格績效是企業最常見的衡量標准。任斯氏發現美國企業一般採用價格指數有下列數種： （A）實際價格與標准價格的差額。 （B）實際購價與過去長期平均價格的差額。 （C）比較使用時之市價和採購時之價格，以評估採購人員預測價格之能力。 （D）將由採購價格及數量計算而得之價格指數，與有關產業或消費者物價指數比較，衡量採購價格績效。 （2）與其他部門之關系：有關採購與其他部門合作關系的績效，係屬於主觀的判斷，較難找到明確的衡量工具。有些公司依據來自其他部門對採購的抱怨次數，或錯誤採購的次數等來衡量。 （3）組織及制度績效：可從採購部門內部組織，或與其他部門之間作業程序及權責的合理性來評估。也屬於定性的評估，包括： 採購組織 每位成員是否確切了解其與上司及部屬的關系。 管理者是否被授予充分的職權，及相稱的待遇。 工作的分配是否具有一致性，分工方式是否合理。 組織內部的士氣及凝聚力是否適當。 與不同層級或不同單位的採購部門間，是否明確劃分彼此的責任。 採購制度 採購作業程序是否有效率，各部門的責任是否合理。 採購作業就供應商、數量或規格決策方面，如何與其他部門溝通。 採購的文書制度是否適當，是否能發揮勾稽的效果。 （4）創造力績效：這是指採購人員設法改進功能或部門績效，所發揮創造力的表現。 （5）規劃與預測的績效：由於技術變化快速，資源市埸的品質、價格等因素的不穩定性增加，使得採購人員愈須具備規劃屯預測的能力。 3.績效評估依據的標准 有了績效指標之後，必須考慮應依何種標准、作為與目前實際績效比較的基礎。一般常見標准如下： 公司過去採購績效：採用過去的績效作為評估目前的表現的基礎，必須公司採購部門，不論組織、業務或規模均很穩定才適合。 預算或標准成本：若過去績效不可得，或採購業務變化大，則可能判定預算或績效標准作為衡量基礎。 其他公司之採購績效：若其他公司在採購組織、業務及規模等方面均與公司相似，則可與其採購績效比較，以辨別雙方在採購功能成效上的優劣。但採用這種制度的前提，必須被用為衡量標准的公司，其採購績效是值得比較的。 4.擔任採購績效評估人員 　　　上面三個子題回答了為什麼(Why)要評估採購績效？什麼(What)是採購績效的指標？以及如何(How)衡量這些指標？第四個問題則是討論應由誰(By Whom)來評估採購績效。 獨立的內部稽核人員應具特性： 稽核范圍包括有關採購的所有活動，例如環境稽核、採購政策的稽核、採購組織的稽核、採購程序稽核以及採購績效的稽核。 稽核人員必須由與任何採購活動無關的人員擔任，並直接向層峰管理者報告，以確保客觀與公正。 稽核