集中采购资料归档以及管理方调案.docxVIP

采购资料归档以及管理方案目录一、总则1 目 的32 范 围33 权 责34 采购资料归档制度3-54.1 采购资料归档范围3-44.2 采购资料归档要求44.3 采购资料归档流程4-55 采购资料保密制度56 采购资料调阅制度67 采购资料销毁制度6二、采购资料管理1 产品资料管理72 供应商资料管理7-82.1 供应商编码制度72.2 供应商产品台账制度82.3 供应商资料管理要求8三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单采购资料归档以及管理方案一、总则目的为了贯彻落实《集中采购管理规定》,加强对公司采购工作中所形成的文件、资料进行规范化管理,确保采购决策、执行全过程有据可查,符合公司相关制度流程,发挥采购资料为采购管理工作服务的功能,特制定本方案。范围适用主体:本方案适用于广汇汽车服务股份公司总部以及各区域采购部门。适用对象:本方案适用于公司采购相关的文件资料的归档管理。采购管理的各项活动记录备案后形成各种形式的资料,予以归档保存。权责采购经理负责供应商资料、采购合同以及合同执行过程中相关文件资料的收集;采购资料保管员负责将上述采购文件资料集中归口存档管理、信息采编以及日常调阅。采购资料归档制度采购归档资料是指全面系统记录反映采购活动的且具有查考保存价值的公司、各供应商和采购部门的收发文电、会议文件、会议记录、电话记录、图表、登记簿册、磁性介质以及反映部门工作活动的录音、录像、照片等。4.1采购资料归档范围4.1.1产品资料：a)供应商报价单;b)产品样本.4.1.2供应商资料：a)供应商资质证明资料;b)供应商招标、调查、评估、考核评鉴过程记录及文件;c)与供应商日常业务往来函件以及相关情况反馈.4.1.3其他资料:a)采购需求申请以及采购计划资料采购申请单;商务/技术附件;采购计划资金预算及执行资料;b)采购合同签订过程资料询价/比价/议价/定价等相关记录;招标及其他方式采购过程记录文件;c)采购合同执行过程资料验收证明报告/工作联系函/质疑答复/问题投诉/问题解决过程及结果;d)采购相关会议资料有关采购的各种会议资料，包括部门周例会/总部及区域月度会议/供应商落地会议/国内外大型展会等.4.2采购资料归档要求4.2.1归档时间a)采购合同签订过程资料应在采购合同经双方签字盖章且寄回至总部后即时归档;上述资料形成后，应在30日内交采购资料保管员进行归档整理b)采购合同执行过程资料收到验收证明报告/问题投诉解决后2个工作日内;c)供应商资料采购实施过程中发现供应商异常状况,相关人员应在2个工作日内提供详细报告;4.2.2保管期限a)签约供应商提供的标书、标样、资质类资料至少保存3年;重要级别的集中采购资料档案保管期限从采购结束之日起至少保存5年,期满有历史资料价值的继续保存:b)公司内部采购资料至少保存2年;c)未中标供应商的投标文件原件作为资料自采购结束之日起保存1年.4.2.3其他要求a)卷内文件应当排列有序,按照文件价值以及保管期限依次编写页码;集采供应商及投标供应商/潜在供应商的资质证明文件等资料按照一户一档原则建档并编制档案目录。b)供应商资料的收集范围以及内容依据供应商管理流程规定收集整理并核实无误;c)每年年底应当及时更新与集采供应商相关的评鉴考核等信息;c)每年年底应当及时更新与集采供应商相关的评鉴考核等信息;d)所有归档资料均应当有承办人签名确认或单位盖章确认,采购部领导及采购资料保管员应当复核.4.3采购资料归档流程4.3.1职责分配采购经理收集供应商资料、采购合同以及合同执行过程中相关文件的收集;采购资料保管员将采购经理收集的相关文件资料按4.3.2所列顺序进行编码后集中归口存档整理。4.3.2整理顺序采购资料先装入档案袋,标明文档编码文档名称归档日期等,首页放置《采购资料归档目录》《采购资料台账》;如成套资料,须在目录上注明份数/页数采购资料保管员依据资料来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别，进行编码登记以及按类别和顺序存入档案盒一类资料装入一类档案盒,档案盒首页放置《采购资料归档清册》,包括:序号盒号文档名称备注等内容档案盒内放置的清单与档案资料顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案资料置上，先存的置下(编码参照附件一)采购资料保密制度5.1 采购资料涉密权限如下: ●表示可以涉及; 〇表示只涉及相关部分涉密范围涉密职位权限总部集采副总总部采购经理总部系统专员总部对账专员区域采购经理产品样本●●●●●产品报价单●●●〇〇采购需求申请单●●●●●询价/比价/定价记录●●●〇〇招标及其他采购记录●●●〇〇供应商资料●●●●●采购存档资料●●●●●资金计划表●●〇●〇项目采购汇总表●●●●〇各类工作计划●●●〇●员工业绩考核表●〇〇〇〇公司管理制度●●●●●采购相关会议资料●●●〇〇5