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行政机关公文基本知识 ——苗绘 一、公文的概念 　 《国家行政机关公文处理办法》规定：行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 　　二、公文种类 　　公文种类，即可根据公文功能属性进行的分类，简称文种。文种具有概括表明公文性质、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可划分为15种，即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 　　可以用于向下级机关行文的文种占了大多数，主要有：决议、命令（令）、决定、通知、通报、批复、会议纪要等。 　　上行文文种主要有意见、报告和请示。 　　平行文文种主要包括函、议案、意见。 　　泛行文文种常用的是通告、公告。 　　三、公文要素 　　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。 四、行文规则 行文规则是指机关行文中必须遵循的行为规范，包括坚持公文处理原则、正确处理行文关系、准确把握行文方向、以恰当的行文方式行文等。 　　（一）机关内设机构除办公室外，不得对外正式行文。 　　（二）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 　　（三）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 　　（四）请示须“一文一事 ”，并只写一个主送机关，不得抄送其他下级机关，不主送领导个人，不越级请示。报告不得夹带请示事项。 　　五、公文格式 　　（一）纸型 　　行政机关公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文页面设置参数为：上下左右边距各2.5CM， 段落为多倍行距1.25。 　　（二）字体 　　发文机关标识用小于10号小标宋体，具体字号以醒目美观为原则酌定。 　　标题用2号小标宋体。 　　秘密等级和保密期限、紧急程度及“主题词”三字用3号黑体。 　　签发人（或会签人）姓名用3号楷体。 　　主题词词目、“签发人”3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发（翻印）机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体，一般不使用其他字体。如有需要一级标题使用黑体。 　　全文一律不加粗字体。 　　标点符号一律使用全角标点。 　　六、撰写公文应注意事项 　　（一）密级 　　涉及国家秘密的公文应在公文首页右上角标明密级程度和保密期限。密级和保密期限之间用实心“★”隔开，如：机密★一年。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当在首页左上角标明份数序号。有紧急程度的文件还应在密级下面标注“特急”或“急件”字样。 　　（二）发文机关标识 　　行政机关公文版头（即发文机关标识）由发文机关全称或规范化简称及一条红色横线组成。若为“发”号公文则需在发文机关名称后加“文件”两字。联合行文时，主办机关排列在前，如联合行文机关过多，必须保证文件首页显示正文（主送机关不算正文）。除明电外，发文机关标识必须用红色标识。 　　（三）发文字号 　　如果是几家单位联合行文，只标注主办机关的发文字号即可。 　　（四）签发人 　　上行文应当注明签发人姓名。 　　（五）标题 　　“发”号公文应当在公文标题上标明发文机关，其他公文不需标明。行政机关公文多行标题的排列方式一般是正梯形或倒梯形。 　　（六）主送机关 　　除公告、通告外，公文应当标明主送机关。有些不便于在公文首页列出主送机关的公文（如政府令、会议纪要等），主送机关可置于公文主题词之下，抄送（抄报）机关之上。 　　（七）正文 　　正文中的结构层次序数的标法：第一层为“一、”第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。 　　（八）成文日期 　　行政机关成文日期一律用数字写全称，如：2014年5月21日。 　　（九）印章 　　印章是权力和职责的凭证，是公文生效的标志。除会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应加盖公章。行政机关加盖印章代替署名。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，所有发文机关都应加盖印章。 　　（十）附注 　　正文内容之外需要说明的其它事项可用附注。附注应在成文日期下一行，居左空2字加圆括号标注。请示、报告中联系人和联系电话可标注于此。 　　（十一）公文版记 　　 版记是公文的最后一个要素，始终放在公文的最后一页置于最后一行。 　　特别