的工程档案资料归档整理要求(西e安佳信公路工程咨询有限公司).docxVIP

工程档案资料归档整理要求一、组卷要求及方法：1. 组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便于档案利用和保管。按照工程档案《火电企业档案分类表(6-9大类)》分类组卷。2. 工程管理性会议文件如：工程会议纪要、现场办公会会议，根据文件的数量（装订或不装订组卷，每卷的页数不超过200页）进行组卷。3. 工程监理、质监、调试、生产准备及试生产文件可按文种或专业进行组卷，组卷时要注意文件的闭环。4. 工程简报、月报等根据文件的数量，按年度组成一卷，或数期一卷，案卷题名一定要写明**年**期**工程简报或月报。5. 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。6. 与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。在填写卷内文件目录时，以“图号”作为“文件编号”。对于一些生产辅助或生活区建筑(如：生产办公楼、职工宿舍等)可与竣工文件编在一起。7. 工程施工技术文件按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按项目整理；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题结合时间、责任者等因素组卷。8. 案卷内所有反映问题的文件材料的份数以及每份文件的页数均应齐全完整，文件不重份。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。二、卷内文件材料的排列要求1. 卷内文件材料一般按问题重要程度、相互间的因果关系，再结合责任者或时间顺序排列。如：试验报告有水泥的、钢材的等，应将水泥的放在一起，钢材的放在一起；又如：钢材又分10厘米的、12厘米的，则将同型号的放在一起。一定要考虑内容。2. 密不可分的文件，要依序排列在一起。一般结论（批复）性文件在前，依据（请示）性文件在后；正件在前，附件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。3. 工程技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测实验、评定、证明排列。4. 设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。5. 竣工图按专业、图号排列。三、案卷编目要求：1、卷内文件编写页号：（1） 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。凡是有文字和图表（包括原图目录）的卷内文件材料，均需编写页号。案卷封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编写页号。（2） 6-9大类的文字材料及图纸在每页的右下角编写页号，背面在左下角编号，图样页号编写在标题栏外。（3） 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件（“页数”作为“1页”）填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。（4） 照片编号编排在背面右下角，底片号应用铁笔横排列刻在胶片乳剂面处。（5） 页号宜用铅笔编写。2、案卷封面与脊背的编制：（1） 案卷封面：案卷一卷一盒，图纸采用案卷外封面（硬卷皮），文字材料采用案卷内封面（软卷皮）。（2） 档号：由项目代号、分类号、同类号下的案卷小流水号组成。详见分类编号大纲。（3） 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名的主要内容包括项目名称（代字、代号）及其组件、部件、阶段的名称（代号）等。项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。归档外文资料的题名应译成中文；外文资料有中译文的，应一并立卷。（4） 立卷单位：填写负责文件材料组卷的单位或项目负责单位。（5） 起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。（6） 保管期限：填写组卷时划定的保管期限。（7） 密级：依据保密规定填写。（8） 案卷脊背：填写档号和案卷题名。（9） 封面及脊背应暂用铅笔填写。3、卷内目录的编制：（1） 序号：用阿拉伯数字从1起，依次标注卷内文件材料件数的顺序。（2） 责任者：填写文件形成单位或主要责任者（3） 文件编号：填写文件文号或图样的图号、设备的代号等。（4） 文件材料题名：填写文件标题全名。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加 “[ ]”号。（5） 日期：填写文件形成日期。可省略汉字只填写阿拉伯数字，“年”标注四位，“月”、“日”各标注两位。如：2004.01.12（6） 页码：填写每份文件首页上标注的页号（卷内最后一份文件要填写起止页号）。（7） 备注：注释文件需说明的情况，（如：散装以件组卷，应在备注中标注出此件的实际页数）。（8） 卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于编制全引目录或分类目录。4、卷内备考表的编制：（1）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如文字材料XX页，照片XX张，附图XX张。（2）立卷人：由立卷人的责任人签名。（3）检查人：