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建筑工程档案管理模式运作的保障研究 　　摘要：建筑工程档案是建设项目管理活动中形成的档案文件，是建筑工程项目管理的一部分。工程档案管理的是否妥当，将会关系到工程的质量，影响的效益。本文针对目前建筑工程档案管理存在的问题进行分析，并提出了相应的管理运作的保障措施， 以期指导相关人员，使建筑工程档案更完整，更规范。 　　关键字：建筑工程档案；模式；管理措施 　　1工程档案管理存在问题的原因分析 　　1.1经济方面的原因 　　工程档案管理困难中的一个重要因素就是经济方面的原因，经济方面的三大要素是：市场、产品服务以及资金。 　　一是市场竞争日益激烈对工程档案管理的挑战。在日益激烈的市场竞争中，导致建筑公司不得不在资金、人员的分配过程中减少对工程档案部门的投入，追求更多的经济效益。档案管理机构由于还没有化发挥应有的作用，甚至丧失独特的价值，通常成为被精简的对象，甚至一些企业干脆撤销了专门的档案部门。工程文件、档案管理部门在建筑公司组织体系中不被重视，制约了工程文件、档案管理工作的发展，也影响了工程文件、档案人员的工作热情及其积极性、创造性的发挥。 　　二是传统的档案服务不能满足需求。传统的档案服务模式是工程项目建设在竣工后，档案部门开始全面开展工程建设项目的档案管理工作，对于项目竣工前的工程文件在形成和归档以及整理过程中，档案部门并不直接参与，而只是起到监督和指导的作用。这种传统的服务思想在信息快速传播的时代已经不能满足各方面的需求。 　　三是资金等资源的投入不足。经济是基础，是推动一个事物前进发展的必要条件。也是各种资源是构成经济的重要因素。由于工程档案整理不被领导重视，资金投入不足会严重阻碍工程文件、档案管理工作的顺利开展。资金投入不足导致工程文件、档案管理多以手工操作为主，没有真正实现工程档案资源的信息化建设，工作量十分繁重，人是劳动力中活的因素。资金的不足也表现在工程文件、档案管理人员的工资普遍较低，致使他们缺乏工作热情，丧失了提供服务的积极性和主动性。 　　1.2技术方面原因 　　任何一个企业如果要在激烈的市场中立于不败之地，都必须立刻行动起来，加快信息化建设，第一时间内掌握市场信息，占有市场。工程建设公司也不例外，工程档案是其最宝贵的资源，也是其进行市场竞争的最有力的财富。但是在工程项目建设单位，除了一些国家重点工程项目，工程档案的管理仍然以手工操作为主，最多也是利用Word进行档案目录输入的工程档案管理的工作，工作效率非常低，对相关数据的查找、分析都十分困难，即使最后能够成功，也造成时间、资源、成本的浪费。可见，在大多数的工程建设公司，对工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。 　　在国家重点工程项目建设过程中，虽然不是以手工操作为主，但是从软件系统的需求分析到数据库数据的更新和信息的搜集、分析处理与发布，通常还是采用传统的信息技术，一般只是具有信息汇集和发布的功能，并未建立统一的平台，无法提供多层次、全方位的数据参考等等。 　　工程项目文件、档案管理系统中信息技术应用、网络管理系统的建设不普及、也未充分利用现代先进的科学技术，因此，目前很多工程文件、档案管理系统还远远不能满足信息化时代、知识经济时代的要求。 　　2工程档案管理模式运作的保障措施 　　2.1建立有效的项目组织文化 　　项目组织文化是一个组织和团队能否实现高效运行的重要条件，建立有效的工程档案项目的组织文化可从以下几方面进行：明确目标，促使各成员方向一致、各有分工、利用专长、形成合力，培育良好的工作氛围；建立奖励机制，提高团队成员热情，为他们自由地去创新和施展自己的才能创造条件；工程文件、档案的收集、整理等工作以及人员资金的调配都围绕工程文件、档案管理的各环节展开，提高工作效率。制定全员参与工程文件、档案收集、保管制度，以使组织内部的沟通顺畅，尤其是完善工程文件、档案人员与档案形成者间的交流与沟通渠道，从而树立“人人都是兼职档案人员”的理念。 　　2.2完善监督、反馈体系 　　监督和反馈体系的建立对于建设高效的工程文件、档案管理团队具有非常重要的意义。良好的监督、反馈机制应该是多角度、双向的、多级别的。应该在工程文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制，保持沟通渠道的畅通，包括反馈流程和反馈登记表的设计。信息反馈目的是检验输出的信息是否符合需要和准确无误，对于深入开发工程文件、档案信息资源具有重要意义。这就要求运用科学的方法，对用户实行跟踪服务。工程档案信息开发利用后，各类用户的意见通过借阅制度登记、信息反馈调查等形式收集、汇总、统计，进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的定量和定性分析，及时调整开发利用计划和方向，使工程信息服务减少盲目性，增强信息输出准确度，取得工程档案信息资源开发的最佳效