行政助理的特质.doc

行政助理的特质 篇一：行政助理十大特质 行政助理十大特质 A对事 1. 准确性 2. 好判断力 3. 工作效率 4. 机智性 5. 主动性 B对人 1. 考虑周到 2. 圆滑性 3. 谨慎性 4. 责任感 5. 客观性 现依对事与对人两方面，分别说明如下： (1) 对事方面： 在研究这些资质特点之前，应知道这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进行政助理往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。行政助理对时间及速度的重视是可理解的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面，增加领导之困扰。 对事方面的资质有五项：准确性；好判断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：准确性 准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。行政助理每天的工作，都可能会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的行政助理每天都做准确的工作。没有准确性，行政助理的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的麻烦，可能要花更多的时间去清理。 但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，就能做出准确的工作： -小心完成每件工作。 -小心核对每个细节 -小心改正所有错误 -小心检查修正过的细节 在制作文件，如果需要列出价格时，行政助理要小心地打字，小心地检查价格是否正确，小心修正任何错误，然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑，如果没发现任何错误，而一再检查，是否很费时。不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。 好判断力： 每位领导都要求行政助理有好的判断力。如果行政助理总是道歉说：“对不起，这件事我未想到”，那么，就必须培养此特质。幸运地，这是可以培养训练的。这要有好的判断力，可遵循下列四个步骤： 第一步骤：想想看你正在做什么 现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。 第二步骤：看看是否该采取行动。 如果能集中思考，便知是否该采取行动。例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，找领导去。不错过任何采取行动的机会。 第三步骤：研析各种因素。 当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素，值得 再斟酌。 第四步骤：当机采取行动 依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。 《情况一》 领导交待行政助理去写一封信。当行政助理在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后，再去请示领导，原来领导弄错了。行政助理的正确判断，省下很多麻烦，也获得领导的赞许。《情况二》 领导感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与领导谈一笔生意。行政助理判断分析，觉得良机不可失，况且领导只是感冒而已。所以，行政助理决定去电告知领导，但首先准备客户的齐全资料，以备领导询问。最后，领导称赞行政助理的好的判断力。 工作效率： 工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时，有些行政助理能处理好很多件任务；有些行政助理则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。 有效率的行政助理在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：─把整个资料分成许多单元 ─把每单元资料分别写在纸条上 ─把每单元依其来源来分类 ─把纸条依系统排列 ─把相关的单元归类成档 用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如，领导出差，他希望行政助理作电话记录。行政助理则必须能筛选电话，并把每通电话的重点记在便条纸上，以便领导回来，即可一目了然，这就是工作效率。机智性 机智性来自“再升”（rise again）之意。对于一个行政助理，机智意即：在传统因袭的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。领导有时会指派难以完成的任务。行政助理，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。 有位领导想找一份资料，但在档案里，遍找不着。行政助理由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记。所以行政助理打电话到他家，间接得知他办公室的电话号码，再打给他的行政助理，而获得那份资料。其实行政助理早就可以放弃了，但没有。机智是设法找出不同的解决办法，