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基层管理人員的基本技能和要求 讲师：黄 峰 时间：2006/3/04 主要内容 前言 工作前先装备好你的思考能力 了解你的职务 完成你的指派工作 如何进行你的工作 基层管理人员的四大职责 基层管理人员的基础守则 有效的报告方法 结语－知己、知彼、整合 一 前言 二 工作前先装备好你的思考能力 三 了解你的职务 对自己的职务充分了解 责任 权限 义务 了解你工作的前后接口 四 完成你的指派工作－1 命令接受方法 (1) 上司叫您时,您应用上司听得到的声音加以答复“是”,并拿起记事本或草稿纸及笔,走向上司的座位. (2) 来到上司的座位前,轻轻点个头,朝着上司方向,稍微往左,挺胸站好. (3) 一面聆听,一面记录上司的指示 -----聆听指示的重点有5W2H. ------数字/人名等特别要听清楚,不能有误. (4) 完全理解上司指示的内容. ------不能敷衍了事地听(HEAR),要用心听(LISTEN) 四 完成你的指派工作－2 命令接受方法 (5) 上司指示完毕后,才提出问题. ------疑问或不甚理解之处,等上司全盘说明后,才提出. (6) 复诵指示 ------为了避免听错或有误解的情形发生,依5W2H的原则复诵指示内容(尤其是限期完成的工作特别重要),复诵后,再确认一次是否还有应该注意的事. (7) 如果时间来不及,配合不上时,不可自作主张,更改工作计划,必须向上司报告,否则影响整体工作计划. (8) 对于直属上司以外的指示,必须向直属上司报告,让上司理解,为了避免工作的流程受到干扰,这是极为重要的一面. 5W What － 指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 When － 指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作 Where － 泛指各项活动发生的场所 Who － 指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者 Why － 指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做 2H How － 指方法、手段、如何做 How much － 指预算、费用 五 如何进行你的工作 怎么对待工作? 明确三件事 做管理工作和做其他事情一样,明确以下三件事是非常重要的: “应该管什么”,即明确自己管理的范围; “应达到什么要求”,即 明确自己的责任在哪里; “如何做,已做到什么程度”,即明确自己的努力方向. 五 如何进行你的工作 把握三个环节: 想要成功,关注以下三个环节是必须的: 关注过程 关注结果 关注领导 做好四项要求: 尽职/尽责/尽心/尽力 评估问题性质的两个步骤 问题的优先顺位 紧急性－不管问题的大小，必须立刻解决 重要性－一些重要的问题，未必是很紧急的 妥当性－指解决问题的目标本身是否妥当 区分问题的类别 发生型问题－指现状与目标或标准已发生差距 谋求改善型问题－是指现有的目标或标准往上提升 潜在型问题－是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题 面对目标的态度 以PDCA完成达成目标的手顺 PDCA 程序化 在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之「程序化」 程序化计划的五个步骤 Why－明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做? What－确定要做哪些事项? Who－谁来做?明确责任者及协助者 When－什么时候完成? How to－明确如何进行及进行的顺序步骤? 以问题解决程序 找出问题的真正原因 找出解决问题的重点对策 订出问题解决的行动计划 问题解决的九个步骤 1. 明确的目标、标准 知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题 2. 发现问题点 积极地秉持你的问题意识及改善意识 掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点 特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的 问题解决的九个步骤 3. 要因分析 辨别问题的现象与产生现象的原因 针对问题点，找出真正的原因 整理归纳各项原因 找出几项最重要的原因 问题解决的九个步骤 4. 确定要解决的问题 根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决 有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。 问题解决的九个步骤 5. 拟定对策 思考出针对要因的解决问题点的对策 针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法 提出多项对策，以便选择最适合的因应之道 问题解决的九个步骤 6. 做出行动计划 明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序 7. 执行行动计划 注意执行时，是否确实依据