《审核技巧.pptVIP

审 核 审核（1） 审核：为获得审核证据并对其进行客观评价、以确定确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程 审核（2） 有计划、文件化的独立审查 由合适及有资格的人员主持 按照程序及检查表/审查表进行 通过检验及评价证据来确认 适当的管理活动是否建立， 文件化，实施及有效 根据指定的要求 审核的种类（形式） 第一方或内部审核 一个组织对自己体系运行情况的评价 第二方或外部审核 一个组织对其供方进行的评价 三方或独立审核 由一个独立的机构按照具体的标准要求对一个组织进行的评审 审核的步骤 步骤1： 根据所规定的标准及要求对文件的评价 步骤2：对现场活动是否符合文件和标准的规定所作的检查 审核阶段 计划阶段/准备阶段 实施阶段 报告阶段 后续行动阶段 审核时间/时限 第一方 每年建立评审计划的次数由以下几点决定： 一个地方/部门的缺陷的多少 缺陷的严重性 缺陷对企业经济的影响 员工对运行的熟练程度 客户/认证机构的需求 不利的趋势 审核时间/时限 第二方审核 A：种类－签和约前、和约运行时、和约结束后 B：是否主要的事件已接近 第三方审核 通常每3年一次，同时根据各认证机构规定的监督访问 有效审核的基本要素 管理层的支持 受过培训的审核员 审核部门/审核员的独立性 能审核到有关的 文件 人员 设备 工序 产品/原材料/中间品 能接触不同阶层的管理人员 设定审核程序 审核的流程 计划及准备阶段 准备评审/审核时间表 指定审核小组/员 确定审核范围 通知被审核方 熟悉有关文件（规程、表格、上次评审报告、纠正措施的要求） 准备审核检查表/调查表 使审核员/组了解审核内容（有必要时） 文件分析（1） 体系标准 手册/规程/计划 有关合同 过去的审核报告/审核表 客户投诉 质量近况 文件分析（2） 体系是否完整 了解运行及控制点 计划审核路线 记录问题 知汇有关同事 日程表/路线 与审核表相关 时间分配及覆盖面 逻辑顺序 审核流程 时间表 出席者 知会同意 非强制 审核检查表/清单 目的：确定审核要点，以确保审核的完整性 依据：标准、体系程序/手册和其他文件 内容：程序、被审活动变化，上次审核的主要缺陷 方式：要点/大纲，完整，易于记录 使用方法：灵活使用 记录：审核发现，日期，审核员（签字），保存为质量记录 实施阶段 召开评审开始会议 进行审核 评审发现/结果 呈现报告/发表发现 审核开始会议/开幕会 审核组长主持： 讨论审核范围和过程（计划、时间表及路线） 介绍审核员和陪同人员 解释报告方式和后续行动 建立联络渠道 现场审核 目的： 体系完整性 实施情况 体系有效性 主持审核 查找客观证据 问适当及有结论的问题（开放式问题） 有效的利用检查表 作记录 考虑这活动对其他活动的影响 检查实际状态 缺陷（体系差异）立刻通知有关管理人员 考虑应提出的修整措施 提问 观察 聆听 审核的工具（1） 观察 聆听 提问 开放性/结论性问题 少说多听 确认理解 审核工具（2） 针对： 如何 哪儿 何时 什么 为何 谁 审核的技巧 提出有答案的问题 身体语言 作笔记 不被转移目标 按照计划 不被引导和误导 不要陷入困境 技巧与守则（1） 搜集证据是审核员的责任，不是怀疑被审核者说谎 坚持由操作者回答问题 不被引导或误导以至浪费时间 不接受特别事故或丢失文件之情况 由审核员决定所抽取的样本 按日程表运用时间 应用审核表及参看规程和工作指导书 不被审核表所限 技巧与守则（2） 应避免： 讨论宗教与政治 讨论个人及品格问题 批评他人或其处事手法 把他人互相比较 讨论公司之方针及政策 下令或低看对方 争吵 离题 控制审核 ----不应转移目标 ----按计划 ----应主持而不被被审核方引导 ----不要卷入纠纷或陷入“圈套” 保持警觉 好争吵的被审核着 胆小的被审核者 人员缺席 文件丢失（寻不见） 预先准备的样本（自己挑选样本） 地方风俗和民族习惯 感情勒索 特别事件 审核中的沟通 审核小组定期商谈 同客户进行适当的沟通 审核评审 检查或对照审核笔记 检查审核清单 列出发现点 确定不符合及观察项 填写CAR(纠正措施要求单) 客观的证据 记录 过去的执行情况 观察及检查所得 现行的执行 说明 了解及熟悉 管理体系审核要素1 人员 -------对体系/程序的理解 -------培训/能力 -------是否合作/主动 -------有