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记录控制程序 文件编号：PINO-QP-003 版本/版次：A/0 制定部门：文控中心 生效日期：2008-8-13 区分 核 准 审 核 制 定 Control Copy 签名 日期 修 订 记 录 制定/修订日期 修 订 内 容 摘 要 版本/版次 总页数 修订者 2008-8-13 新发行 A/0 8 朱小莉 1.0 目的 为确保公司质量管理体系运作时所产生的所有记录得到有效控制，并便于查阅、追溯、特制订本程序。 2.0适用范围 本程序适用于公司质量管理体系活动所产生的所有记录（公司行政管理文件不在范围）。 3.0 定义 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动有效的证据文件。 4.0 职责 4.1文控中心 4.1.1负责各类空白表格记录，统一编号登记。 4.1.2负责统一建立质量记录一览表。 4.2 各相关部门 4.2.1负责根据实际工作需要进行表格（记录）编制。 4.2.2各部门负责相应质量/环境记录的编制与填写，部门经理审核后统一交文控中心。 4.2.3 各相关部门负责对逾期、作废的质量记录进行销毁管制。 5.0 工作程序 5.1表格制订控制 5.1.1文件发行并运行后，各相关部门在正式制订表格前，需填写《表格编号申请/取消单》向文控中心提出申请，文控中心收到申请后进行审批，审批通过后进行统一编号及制订工作，各部门不得自行制订表格。 5.1.2表格的格式规定： A）表格编制时，全部使用统一的字体； B）公司名称放在表头中间； C）若表格对外使用，应在表格顶端左上角标出公司的标志。 5.1.3表格的编号规定： PINO_ X__ X --XXX 部门 表单编号 编码规定 市场部 PINO-SD-FM-XXX(代表流水号) 001-100 采购部 PINO-PR-FM-XXX 001-100 人力资源部 PINO-HR-FM-XXX 001-100 资材部 PINO-PC-FM-XXX 001-100 研/开发部 PINO-RD-FM-XXX 001-100 品质部 PINO-QD-FM-XXX 001-100 制造部 PINO-PD-FM-XXX 001-100 文控中心 PINO-DC-FM-XXX 001-100 管理者代表 PINO-MR-FM-XXX 001-100 5.1.4表格的修订/更改 5.1.4.1各部门根据实际的需要皆可填写《表格编号申请/取消单》更改相应的表格， 必须考虑到表格的实际用途和可操作性，更改表格时，还必须权衡实际需要和现在表格的数量。 5.1.5表格的核准与生效 5.1.5.1表格制/修订完成后，文控员应对表格进行审核内容如下： A）表格名称与表格栏目/内容的适宜性； B）此份表格的必要性，有无其它类似表格可代替； C）清晰性、易读性； D）表格编号和版本/版次。 5.1.5.2表格审核完毕，文控中心应确定表格正式生效日期后，表格正本由文控中心保存，文控中心复印并分发各相关部门。到该表格的正式生产日期各使用部门才正式启用。 5.1.5.3表格订购的控制 由于部分表格的使用量特别大而必须考虑外部订制购买，在订制前应交由文控中心审核其版本是否为最新版本，由使用部门或制订部门填写〈请购单〉，由采购下单负责购买。 5.1.7作废表格处理 当更新表格或宣布作废时，各部门应立即停止使用作废表格，并使用部门自行提出《表格编号申请/取消单》交于文控中心处理。 5.2记录控制 5.2.1记录的要求： 记录原则上应使用统一固定的表格形式不适于记录内容和信息时，则可考虑使用其它适用的格式，但须按5.1.1进行制订方可正式使用。 5.2.2记录的填写、审核和分发 5.2.2.1记录填写时必须清楚、清晰、不得涂改，必要时涂改一定要有涂改人签名。 5.2.2.2凡记录一定要有记录人的署名和日期，必要时经相关授权人员审核。 5.2.2.3记录分发按有关文件规定进行，无文件规定的记录分发，由记录审核人和责任部门经理/主管负责确定后分发副本至相关部门。 5.3记录保管 5.3.1记录应保存在适宜的环境中，以免损毁/遗失，各类记录保存时应予以分类摆放，并标示出记录名称、检索方式、保存期限。 5.3.2 凡损毁/遗失的记录，除非有可靠的途径/方法，否则不允许修复/补失。 5.3.3 所有记录的正